Обязательная кадровая документация для ООО в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательная кадровая документация для ООО в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Учредительный договор ООО: регистрация и изменения

Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование общества с ограниченной ответственностью;
2. Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
3. Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
4. Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
5. Порядок распределения прибыли и убытков общества;
6. Порядок выхода учредителя из состава общества;
7. Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.

После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.

Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.

Обязательная кадровая документация для ООО: основные требования

Владельцы и руководители ООО должны быть внимательны к вопросам кадровой документации, поскольку неправильное оформление документов может привести к серьезным последствиям. Законодательство предусматривает обязательные требования, которым должны соответствовать компании.

Одним из основных требований является составление личных дел для каждого работника. Это должно включать документы, подтверждающие его трудовой статус, образование, медицинскую группу, данные паспорта и другую информацию. Следует помнить, что личное дело должно быть строго конфиденциальным и защищенным от доступа третьих лиц.

• Также необходимо разработать и вести документацию по организации рабочего времени сотрудников. В этой документации должны быть отражены сведения об учебных отпусках, дополнительных выходных, больничных и других отсутствиях сотрудников. Это поможет предотвратить возможные споры и конфликты в будущем.
• Кроме того, организации необходимо заботиться о своих сотрудниках и оформить на письме правила внутреннего трудового распорядка. В этом документе должны быть четко прописаны правила поведения сотрудников на рабочем месте, порядок предоставления отпусков, премий и компенсаций, а также другие важные положения, касающиеся работы в компании.

В обязательную кадровую документацию также входят документы, связанные с трудовым договором. Каждому сотруднику необходимо предоставить копию трудового договора, в котором должны быть четко определены условия труда, обязанности и права сотрудника, а также порядок его распределения. Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами и иметь дату начала действия.

Какие документы обязательны при приеме на работу нового сотрудника

При приеме на работу нового сотрудника важно учесть необходимость оформления определенной кадровой документации. Все эти документы помогают подтвердить легальность трудоустройства и обеспечивают защиту интересов как работника, так и работодателя.

Первым и самым важным документом является трудовой договор. Это письменное соглашение, заключаемое между работником и работодателем, которое регулирует условия трудоустройства. Трудовой договор должен содержать информацию о сторонах договора, условиях работы, размере заработной платы, графике работы и других важных аспектах трудовых отношений.

Кроме трудового договора, при приеме на работу необходимо оформить следующие документы:

• Заявление о приеме на работу. Это документ, который работник подает работодателю для выражения желания принять предложение о работе.
• Анкета. В анкете работник предоставляет информацию о себе, своем образовании, трудовом опыте, навыках и прочих данных, необходимых для успешного трудоустройства.
• Согласие на обработку персональных данных. В соответствии с законом, работник должен дать согласие на обработку своих персональных данных работодателем.
• Копия паспорта. Работник обязан предоставить копию паспорта для установления личности и заполнения учетной карточки сотрудника.
• Медицинская справка о состоянии здоровья. Некоторые профессии требуют предоставления медицинской справки, подтверждающей отсутствие противопоказаний к работе.

Протокол о создании ООО

Данный протокол содержит следующие основные сведения:

Номер протокола	Уникальный номер, присвоенный протоколу о создании ООО
Дата создания	Дата, когда был составлен и утвержден протокол
Учредители	ФИО, адрес места жительства и паспортные данные каждого учредителя компании
Сумма уставного капитала	Сумма, которую учредители обязаны внести в уставный капитал ООО
Размер доли участника	Доля, которую каждый участник обязан внести в уставный капитал ООО, выраженная в процентах
Наименование и юридический адрес	Полное наименование создаваемой организации и ее юридический адрес
ИНН и КПП	ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) создаваемой организации
Основной вид деятельности	Основной вид деятельности, указанный в учредительных документах ООО

Протокол о создании ООО является важным документом, который подтверждает правомерность образования организации и содержит основные сведения о ней. Наличие данного протокола обязательно при регистрации ООО и при дальнейшей работе с ним.

Ответственность ООО, не соблюдающих требования кадрового документооборота

За несоблюдение требований законодательных норм относительно наличия предусмотренных кадровых документов законодателем введена административная ответственность. Согласно требованиям ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа за такие нарушения может быть различным. За первичное нарушение предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное – от 50 до 70 тысяч рублей.

Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.

Например, ТК РФ предусматривает обязательность заключения трудовых договоров с работниками. Если будет установлено, что хотя бы с одним из них договор не заключен, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, законодательство предусматривает, что в ООО должен обязательно присутствовать ряд необходимых кадровых документов. О их наличии необходимо позаботится заранее, сразу после регистрации организации. Если должностными лицами государственной инспекции труда будет выявлено отсутствие какого-либо из обязательных документов, организация и ее руководители могут быть привлечены к административной ответственности.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий

Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Обязательные кадровые документы для ООО в 2024

При ведении бизнеса в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) в 2024 году, необходимо разработать и вести следующие кадровые документы:

• Трудовой договор либо соглашение о найме с каждым работником, оформленное в письменной форме.
• Заявление от каждого работника о приеме на работу, которое содержит персональные данные сотрудника и согласие на их обработку.
• Заявление от каждого работника о предоставлении необходимых документов для оформления страховой медицинской полиси.
• Табель учета рабочего времени, представляющий собой учет рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
• Трудовые книжки или электронные трудовые книжки для каждого работника, где должны быть отражены все изменения в трудовом статусе, отпусках, премировании и т.д.
• Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях с работниками ООО.
• Личные карточки сотрудников с указанием персональных данных, образования, трудового стажа.
• Планы периодических медицинских осмотров и проведенные медицинские осмотры работников.
• Документы, связанные с оплатой труда: табели учета рабочего времени, расчеты заработной платы, приказы о начислении заработной платы и др.
• Договоры о материальной ответственности работников и акты об ущербе.
• Акты приема-сдачи работников и средств индивидуальной защиты.
• Документы, связанные с отпуском: приказы о предоставлении отпуска, заявления работников об отпуске, отчеты о проведенном отпуске и др.
• Анкеты сотрудников, заполненные при приеме на работу и при проведении периодических анкетирований.

Обязательность ведения и наличия указанных кадровых документов обусловлена законодательством РФ и служит основой для правильной организации и управления персоналом в ООО.

Кадровые документы для ООО в 2024:

• Трудовой договор — основной документ, устанавливающий права и обязанности работника и работодателя.
• Личное дело работника — содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника, включая его резюме, копии документов, связанных с работой, а также документацию о прохождении обучения и аттестации.
• Трудовая книжка — официальный документ, в котором отражается история работы каждого сотрудника, включая периоды работы, должности и увольнения.
• Приказы о приеме на работу и увольнении — документы, регулирующие законность трудоустройства и увольнения работников.
• Наряды (расчетные листы) — содержат информацию о рабочем времени, оплате труда, выплате премий и доплат, а также учета отработанного времени.
• Отчетность о начисленных и уплаченных налогах и взносах — предоставляется соответствующими органам государственной налоговой службы.
• Соглашения об использовании информации — документы, регламентирующие обработку и использование информации, выданной сотрудником при устройстве на работу.
• Коллективный договор — устанавливает условия работы для коллектива работников, включая оплату труда, рабочий график и другие социальные льготы.
• Документы, связанные с охраной труда — включают инструкции по охране труда, протоколы инструктажей и другую информацию о безопасности на рабочем месте.

Владение полным и актуальным набором кадровых документов позволяет упростить процесс управления персоналом и соблюдать требования законодательства в отношении трудовых отношений. Тщательное ведение кадровой документации также является важной составляющей успешного аудита и легальности деятельности ООО.

Необходимые кадровые документы

Для правильного оформления трудовых отношений и соблюдения законодательства необходимо иметь следующие кадровые документы:

• Трудовой договор — основной документ, закрепляющий права и обязанности работника и работодателя;
• Приказ о приеме на работу — официальное уведомление о принятии работника на работу;
• Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все изменения в трудовой деятельности работника;
• Личное дело работника — включает в себя копии паспорта, СНИЛСа, документов об образовании и других необходимых документов;
• Должностная инструкция — подробное описание обязанностей и полномочий работника на своей должности;
• Табель учета рабочего времени — документ, в котором отражается учет рабочего времени работников;
• Приказы об отпусках — документы, оформляющие отпуска работников;
• Справка о заработной плате — документ, подтверждающий размер заработной платы работника;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве — документ, в котором отражаются все несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте;

Обеспечение наличия всех необходимых кадровых документов поможет избежать проблем при проверках со стороны контролирующих органов и обеспечит правовую защиту как работника, так и работодателя.

Документы в 2024 году

В 2024 году важность правильного оформления и хранения кадровых документов для ООО будет оставаться на высоком уровне. В условиях растущего внимания к правам сотрудников и усиления контроля со стороны государства, компании все чаще сталкиваются с потребностью в соответствии с законодательной базой.

Важность документов для ООО в 2024 году связана с необходимостью обеспечить прозрачность и законность деятельности компании, защитить интересы сотрудников и предотвратить возможные негативные последствия в случае проверки со стороны контролирующих органов.

В перечень кадровых документов для ООО в 2024 году входят:

• Трудовые договоры — оформляются с каждым сотрудником и содержат важную информацию о трудовых отношениях, правах и обязанностях сторон.
• Приказы о приеме и увольнении — необходимы для оформления поступления и увольнения сотрудников, а также установления оснований для возможных изменений в трудовом договоре.
• Табель учета рабочего времени — представляет собой документ, в котором фиксируется отработанное каждым сотрудником рабочее время и используется для расчета заработной платы.
• Личные дела сотрудников — содержат полную информацию о каждом сотруднике, включая копии документов, подтверждающих его квалификацию, образование и медицинское состояние.

Эффективное ведение и хранение кадровых документов обеспечивает основу для успешного управления персоналом и соблюдение требований законодательства.

Внутренний трудовой регламент ООО

Цель:

Внутренний трудовой регламент ООО определяет порядок организации и проведения трудовой деятельности сотрудников компании, а также устанавливает права и обязанности сторон – работодателя и работника.

Область действия:

Внутренний трудовой регламент ООО распространяется на всех сотрудников компании, независимо от их должности, уровня и стажа работы.

Основные положения:

1. Рабочее время:

— Установленное графиком рабочее время считается обязательным для всех сотрудников.

— В случае необходимости работы сверх установленного графика, сотруднику должны быть возмещены все сверхурочные часы.

— Паузы для отдыха и приема пищи должны быть предусмотрены в рабочем графике и соблюдены сотрудниками.

2. Отпуск:

— Сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

— Отпуск предоставляется по предварительному согласованию с руководителем подразделения.

— Порядок оформления и предоставления отпуска регламентируется процедурой, утвержденной работодателем.

Порядок хранения кадровых документов

С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.

Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.

Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.

Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.

Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.

Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.

В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.

Какие предприятия относятся к микробизнесу

Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.

Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:

• размер доходов;
• численность наёмных работников;
• доля участия других юридических лиц в уставном капитале.

К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.

Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:

1. Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
2. Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
3. Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.

На производственные и потребительские кооперативы, а также на фермерские хозяйства и индивидуальных предпринимателей распространяются только первые два условия: по численности штата и по размеру доходов.

Похожие записи:

• Как многодетной матери уйти на пенсию в 50 лет
• Разногласия сведений в документах на недвижимость
• Налог на доход самозанятых граждан