Восстановление трудовой книжки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Обращение в Пенсионный фонд
Работодатель оплачивает за каждого своего сотрудника страховые взносы, поэтому имеет право знать данные о его стаже. Данные заполняются в форму СЗВ-К.
Существует один метод восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд. Уполномоченное лицо на предприятии посылает запрос в Пенсионный фонд после заявления сотрудника о необходимости получить дубликат. В ответ приходят данные о трудовом стаже. Данный способ является самым надежным, так как каждый работодатель обязан посылать отчетность о трудовых договорах государству.
Данные предоставляются абсолютно бесплатно. Составляются они на основании персонифицированного учета, который предоставляется в Пенсионный фонд в обозначенное время. После подачи заявки ответ приходит в течение 10 дней.
Оформляем пенсию без трудовой книжки
Трудовая книжка может потеряться в самый неподходящий момент: при выходе на пенсию. И встает единственно верный вопрос: «Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка?». В подобных случаях первая инстанция, в которую необходимо обратиться – Пенсионный фонд. Именно этот государственный орган предоставляет услуги по оформлению и производству пенсионных выплат, восстанавливает утраченные данные о рабочем стаже за все время работы.
ПФР не всесилен и бывают моменты, когда недостает сведений о выслуге лет на конкретном предприятии. Что касается сведений, датируемых после 2002 года, то ПФР представит более чем исчерпывающую информацию. И, напротив, информация о периоде работы будущего пенсионера до 2002 года может быть неполной. Но не стоит отчаиваться, ПФР может:
- Направить запрос о работнике в соответствующие государственные органы и структуры. Налаженное межведомственное взаимодействие позволяет провести данную операцию в более сжатые сроки.
- Направить запросы в адрес прежних руководителей организаций, где трудился будущий пенсионер.
Однако, на ПФР в полной мере полагаться не стоит. Для 100% надежности необходимо направлять запросы прежним работодателям, в архивы, и, наконец, доказывать свой рабочий стаж в суде. Следуя только такому алгоритму, можно получить заслуженную пенсию.
Подобный алгоритм будет полезен не только будущим, но и действующим пенсионерам. Одной из особенностей нашей страны является труд пенсионеров, в то время, когда большая часть населения планеты, выйдя на пенсию отдыхают и живут в свое удовольствие. Потерянная трудовая книжка работающего пенсионера, отнимет у него право на получение прибавок к пенсионной выплате.
Работодатель потерял трудовую книжку работника
По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.
Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.
Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:
- трудовые договоры;
- справки с предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа.
Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:
- за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
- с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.
При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.
Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).
Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14. Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Как восстановить документ
Каждый должен знать, что делать, если утеряна трудовая книжка. Для начала необходимо выяснить, кто виновник того, что документ пропал или был поврежден. Если это произошло по вине работодателя, он обязан восстановить ТК. Обязанность владельца заключается в составлении заявления с просьбой выдать дубликат.
Наниматель со своей стороны обязан найти документы, подтверждающие трудовую деятельность лица. Это могут быть приказы, трудовые договора и т. д. Если у работника было несколько мест работы, ему нужно обратиться ко всем бывшим руководителям с официальным запросом. Затем на основании полученных документов он вносит данные в трудовую книжку.
Если документ был утерян владельцем, то все заботы по восстановлению данных ложатся на его плечи. Ему также нужно обратиться ко всем своим нанимателям с просьбой о предоставлении соответствующих сведений. Но не все работодатели согласятся помочь. К тому же организация может быть ликвидирована, поэтому восстановить информацию будет невозможно.
Потеря пенсионного удостоверения
У меня соседка 82 года потеряла пенсионное удостоверение говорит, что видела большой плакат, что удостоверение восстановлению не подлежит, правда ли это. Да, это правда. Пенсионное удостоверение выдавалось гражданам до 2015 года. В настоящее же время пенсионеры могут рассчитывать лишь на получение справки на обычном листе бумаги.
Потерялись паспорт, СНИЛС, пенсионное удостоверение, мед.полис отца пенсионера, сейчас надо ехать восстанавливать документы, но он больной, не в состоянии. Как могу я это сделать без него, надо везти его к нотариусу за доверенностью?
Николаевич. К сожалению без нотариуса Вы не сможете решить данную проблему. Некоторые нотариусы предоставляют услуги оформления документов с выездом на дом. Прозвоните нотариусов Вашего города, наверняка кто то сможет Вам помочь. «Подскажите, есть ли льгота на жд билеты ребенку по потере кормильца. Пенсионное удостоверение есть» — Да,конечно. Так же через компанию которую собираетесь оплачивать билеты. Можете позвонить заранее и забронировать.
Восстановление при наличии копии из трудовой
Эти случаи встречаются нечасто, но все же происходят: когда трудовая книжка утеряна, но копия из нее осталась на руках. Однако далеко не во всех случаях копии бывают заверенными нотариально.
Разумеется, если нотариус заверил документ, то это однозначно имеет юридическую силу, так как каждый нотариус не заверяет копии без представления оригинала. Все страницы проходят через копировальный автомат, а после на каждой страничке оставляет свою подпись нотариус и проставляет штамп. В этом случае нет разницы государственный это нотариус или частный. Это лишь значительно облегчает процедуру восстановления. Это полностью исключить необходимость обращения в ПФР.
Незаверенная копия не может стать основанием для оформления дублирующего документа.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Процесс восстановления записей через ПФ РФ
Сам по себе, процесс представляет собой выдачу дубликата книжки. В нее так же вносится вся информация по каждому месту работы. Все надписи, признанные недействительными, в новый документ уже не переносятся. Максимально упростить сбор информации поможет копия страниц утраченной книжки, если таковая куда-либо предъявлялась.
Восстановление документа через ПФР осуществляется по тому же принципу, что и через отдел кадров по месту работы. Сотрудники фонда в таком же порядке отправляют запросы в организации, в которых трудился гражданин, в архивные учреждения и т.д. Сведения об официальном трудоустройстве граждан с 2002 года хранятся в базе данных ПФР, поэтому запросы об этом годе трудоустройства (и позднее) не отправляются.
ПФР помогает не только восстановить утраченные сведения, но и скорректировать имеющиеся. Обнаруженные неточности и ошибки в трудовой книжке исправляются после обращения в организацию.
Что взять с собой в отделение фонда
Для получения новой книжки необходимо предоставить документы, которые подтвердят действительность осуществления трудовой деятельности. Это могут быть трудовые договоры с теми учреждениями и организациями, где сотрудник когда-то работал. Принимаются только документы с подписями сторон и печатью. Во внимание берутся и заполненные ранее трудовые книжки.
Заменой договоров являются справки от руководителя организации или органа. Они выписываются в регламентируемой законом форме, а действительность подтверждается подписью и печатью ответственного лица. Кроме того, подтвердить страховой стаж можно с помощью:
- выписки из приказов о принятии на должность;
- лицевого счета, на который приходила заработная плата;
- справок и ведомостей о начислении зарплаты.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Итак:
В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
Отдел кадров в курсе, как правильно вносить записи в дубликат:
- Календарные числа вносятся арабскими цифрами.
- Нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям.
- Для внесения данных используется синяя или черная ручка.
- Слово «Дубликат» пишется в углу сверху.
Инструкции по заполнению трудовых книжек читайте в нашей статье.
К заполнению приступают с первого листа, в который заносят необходимую информацию:
- Имя, фамилия и отчество гражданина.
- Какого числа родился.
- Какую имеет специальность.
- Сведения о деятельности.
- После этого гражданин подтверждает данные своей подписью, а сотрудник отдела кадров ставит печать.
Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение
Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.
Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки — пусть увольняется.
Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?
Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее — ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.
Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?
НЕ ЗАБЫТЬ!
Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек
По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае — при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).
Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но
Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?