Инструкция: составляем заявление на выходной за свой счет
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем заявление на выходной за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В жизни иногда случаются непредвиденные ситуации, требующие участия в них работающего человека. Иногда их можно решить за 1 день, иногда для этого требуется больше времени. В случае особой уважительности причин (свадьбы, похорон, рождения ребенка) согласия работодателя не требуется, достаточно вовремя его уведомить заявлением. Обычно такие причины можно подтвердить документально. Но всегда лучше заручиться согласием ответственного лица.
Инструкция по написанию заявления на отгул
С точки зрения делопроизводства, заявление на отгул имеет вполне стандартную форму и не должно вызвать больших затруднений при оформлении.
- Сначала в правом верхнем углу необходимо внести сведения об адресате. Обычно здесь указывается
- должность руководителя организации (директор, генеральный директор и т.д.),
- полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО),
- фамилия, имя, отчество директора.
- После этого аналогичным образом оформляются данные о сотруднике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- В строке чуть ниже указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
- Потом посередине строки нужно указать наименование документа.
- Основная часть должна быть посвящена сути заявления. Здесь нужно обязательно внести желаемую дату дополнительного выходного и основание для него (заранее отработанное рабочем время или в счет будущего отпуска и т.д.). Если у работника возникла экстренная потребность в отгуле, то это необходимо также отметить.
- Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо руководителю организации лично в руки.
Отгул без оплаты на один день
Если у работника возникла острая необходимость в свободном от работы дне, он вправе составить служебную записку на отгул. Обычно такая потребность возникает по личным причинам:
- посещение поликлиники или стоматолога;
- наводнение в квартире;
- форс-мажорные обстоятельства.
Чаще всего руководитель потребует приложить к заявлению подтверждающие документы. Это справки из поликлиники, справка из жилконторы о прорыве отопления или водопровода.
Оформляется по стандартным правилам:
- шапка в правом верхнем углу, содержащая данные руководителя и данные работника;
- «Заявление», расположенное по центру страницы;
- текст заявления;
- дата и подпись.
Отгул по семейным обстоятельствам
В жизни каждого человека случаются непредвиденные обстоятельства, в связи с которыми он не имеет возможности выйти на работу. Обычно все они связаны с семьей: рождение, свадьба, похороны, переезд. В таких случаях разрешение на пропуск рабочего дня от руководителя не требуется, но все равно необходимо предупредить его о своем отсутствии, написав заявление на отгул по семейным обстоятельствам и своевременно его подав. Причины надо подтвердить документально (справка из ЗАГСа о бракосочетании, справка о рождении ребенка).
Формулировка в этом случае отличается только причинами прогула. Желательно придерживаться следующих рекомендаций:
- корректно сформулировать причину отсутствия на работе;
- если не хотите писать конкретную причину, то допускается ограничиться фразой «по семейным обстоятельствам», но в таком случае понадобится предварительное согласование с руководителем;
- по возможности приложить документы, свидетельствующие о причинах отгула (официальные документы, справки и т. д.).
Как правильно написать заявление для отгулов на работе?
В Трудовом кодекс РФ нет ни слова о том, что такое «отгул».
В целом, это отпуск:
- без выплаты человеку денежной компенсации;
- предоставленный человеку за те дни, которые он ранее проводил на работе сверхурочно;
- предоставленный человеку за счет дней, которые по закону в будущем будут считаться для него отпускными.
Помните: перед оформлением заявления обязательно нужно обговорить все нюансы со своим работодателем, решить все проблемы цивилизованным путем.
Конкретной формы оформления заявления не установлено. Его оформляют от руки или набирают на компьютере. Оформляется оно в произвольной форме.
Но обязательно в нем должно быть:
- ФИО лица, которому данное заявление предназначено.
- ФИО и должность лица, составляющего данного заявление.
- Название бумаги.
- Текст с просьбой от составляющего лица. Обязательно указывается причина обращения, предполагаемая дата отгула.
- Дата составления бумаги.
- Подпись обращающегося лица, расшифровка подписи.
К оформленному документу нужно приложить документы, которые показывают необходимость работника в данном отпуске. Это может быть копия свидетельства о заключении брачного союза, рождении малыша, смерти близкого родственника.
Помните: на бланке в обязательном порядке должна быть подпись руководителя. Без нее заявление считается недействительным.
После подписания документа руководителем, в фирме издается соответствующий приказ, по которому человеку предоставляется отгул.
При этом вначале:
- Руководитель подразделения или иное уполномоченное лицо составляет, распечатывает приказ.
- Руководитель фирмы или иное уполномоченное им лицо подписывает оформленный документ.
Помните: если на документе подписался лишь, к примеру, начальник смены, то он не несет никакой смысловой нагрузки.
- Заявитель изучает подписанный приказ, ставит подпись в соответствующем документе.
Просьба о предоставлении отгула (отгулов) должна быть подана руководителю как минимум за пять дней до намеченного дня.
В экстраординарных случаях, связанных, например, с похоронами, болезнью близких, рождением ребенка и т.д., заявление может быть предоставлено руководителю непосредственно перед отгулом.
Само заявление пишется в произвольной форме, без особых требований по его структуре. По общим правилам заявление должно содержать в себе сведения, позволяющие понять, от кого оно исходит, кому предназначается и для чего пишется. В соответствии с этими правилами заявление на отгул можно представить в виде следующей совокупности данных:
- наименование работодателя, ФИО руководителя;
- ФИО заявителя с указанием его служебных характеристик – должности, места работы, табельного номера и т.д.;
- собственно просьба о предоставлении отгула;
- мотивировка просьбы, то есть указание причин, по которых работнику требуется дополнительный выходной;
- дата, на которую работник испрашивает выходной.
Как правильно написать заявление на отгул в 2023 году?
Все заявления на имя руководителя от работника пишутся в свободной форме. В заявлении на отгул необходимо указать конкретную дату, когда он необходим и причину.
Важно, что в таких случаях, как регистрация брака, рождение ребенка, смерть близкого человека и т.д., отказать в отгуле работодатель не вправе.
При оформлении заявления необходимо придерживаться правил делопроизводства, которые обязывают указывать в нем следующие данные:
- Вверху страницы справа указывается адресат, кому адресуется документ, а именно наименование организации, должность руководителя, его ФИО.
- Немного ниже прописываются сведения о работнике, претендующем на получение отгула: его должность и ФИО.
- В середине листа указывается название — заявление.
- Ниже излагается текст, отражающий суть просьбы, позволяющий точно знать, в какую дату заявитель желает получить день и на основании чего он может быть предоставлен. Если заявление подается в срочном порядке, для согласования нужно прописать уважительную причину.
- Под текстом ставится дата составления заявления, подпись работника и ее расшифровка.
Документ передается секретарю руководителя или в кадровую службу. После согласования составляется приказ о предоставлении отгула, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
При наличии часов, отработанных заранее, в заявлении нужно указать день, когда они были отработаны. Если же такого времени нет, то в заявлении указывается причина необходимости отгула и предоставляется день без оплаты.
Как правильно написать заявление на отгул
Для этого работник должен написать заявление в свободной форме на имя руководителя своего работодателя. Заявление может быть написано от руки или напечатано на компьютере. Подписывает его лично работник.
В заявлении указываются следующие сведения:
- о работодателе:
- название работодателя;
- ФИО руководителя;
- его должность;
- о самом заявителе:
- ФИО;
- должность;
- контактные данные;
- при необходимости, указывается табельный номер;
- просьба предоставить ему дополнительный день отдыха. Нужно указать конкретное число и основание, на котором он просит этот день ему выделить;
- дата написания заявления и подпись заявителя.
Заявление отдаётся на согласование с руководителем структурного подразделения. Он ставит свою визу, тем самым соглашаясь. Затем заявление передаётся руководству, а уже потом в отдел кадров. Кадровая служба издаёт приказ о назначении данному работнику дополнительного дня отдыха.
Стоит обратить внимание на некоторые нюансы при предоставлении оплачиваемых отгулов:
- те дни дополнительного отдыха, которые предоставляются по фактически отработанному времени, оплачиваются в полном объёме. Это правило действует и для доноров;
- отгул нужно обязательно согласовать с руководством. Если этого не сделать, то отсутствие на работе может быть расценено как прогул;
- добавочный день берётся за уже ранее отработанное время;
- за ранее отработанное время предоставляется лишь один вид компенсации – либо оплата, либо день отдыха.
Если отгул не оплачивается, то учитываются следующие нюансы:
- взять такой отгул можно лишь за свой счёт;
- об этом нужно указать в заявлении;
- этот день не будет оплачен, и не будет учитываться при расчёте среднего заработка.
При предоставлении отгула за ранее отработанное сверхурочно время начальство должно помнить некоторые особенности:
- первые 2 часа оплачиваются в 1,5-кратном размере;
- далее – не ниже, чем в 2-кратном размере.
Неиспользованные отгулы при увольнении
Если с компенсацией дней неиспользованного отпуска ситуация совершенно ясная – при увольнении сотруднику полагается денежная компенсация, то в случае с обязательными отгулами (за сверхурочные) в законодательстве не ясной позиции.
С одной стороны, сам ТК напрямую не говорит о компенсации за неиспользованные отгулы при увольнении. С другой стороны, есть разъясняющие письма Роструда и некоторые общепринятые стандарты судебной практики, которые вносят определенную ясность.
Органы власти исходят из той позиции, что работа в выходные, праздничные, а также переработка всегда предполагают компенсацию в виде отдыха или дополнительной платы. Поэтому в связи с увольнением работника необходимость такой компенсации не исчезает. А поскольку работник увольняется, единственный способ компенсации – это возмещение денежными средствами. Эти деньги он получит вместе с основным расчетом, в день увольнения (вместе с оригиналом трудовой книжки).
С другой стороны, закон никак не отрицает возможности договориться с работником о том, чтобы предоставить ему именно отгулы. Например, за стандартный период отработки в 14 календарных дней работник фактически покинет организацию за несколько дней раньше. Об этом можно составить заявление по такому образцу.
Что закреплено в законодательстве
Получить отгул можно только на основании заявления, написанного лично работником. Далее работодатель создает соответствующий приказ по организации (предприятию).
Все, что касается переработки рабочего времени и сверхурочной работы, отображено в статьях 152 и 153 ТК РФ.
В статье 152 ТК РФ уточняются правила компенсации сотрудникам сверхурочной работы:
- первые два часа переработки оплачиваются в полуторакратном размере. За все остальные часы платится удвоенная заработная плата;
- порядок и размер компенсации определяется согласно положениям коллективного договора, нормативным актам, принятым на конкретном предприятии, а также согласно трудовому договору, подписанному работодателем и наемным работником;
- предоставляются дополнительные дни отдыха (в соответствии с ранее отработанным временем).
Важно! Работающий человек, согласно нормам трудового законодательства, может самостоятельно выбрать вид компенсации за работу, выполненную сверхурочно.
Таким образом, работодатель этот вид компенсации не определяет.
Заявление по семейным обстоятельствам
Отгул по семейным обстоятельствам возможно оформить в случаях, предусмотренных ТК РФ. Лица, которые имеют беспрерывный стаж по основному месту работы на протяжении более 6 месяцев, могут отпроситься на несколько дней или пару часов по семейным обстоятельствам в счет получения отгула.
Пример предоставления выходного дня (одного или более):
- в случае рождения ребёнка;
- если назначено день бракосочетания (свадьба);
- смерть близких родственников.
Трудящийся, который не отработал полгода на предприятии, не имеет право на внеочередной выходной.
Законом предусмотрено 3 категории лиц, которые могут взять отгул до окончания полугодовалого стажа работы:
- беременные женщины;
- родители детей до 3-х месяцев (усыновленных или родных);
- несовершеннолетние лица.
Инструкция по написанию заявления на отгул
С точки зрения делопроизводства, заявление на отгул имеет вполне стандартную форму и не должно вызвать больших затруднений при оформлении.
- Сначала в правом верхнем углу необходимо внести сведения об адресате. Обычно здесь указывается
- должность руководителя организации (директор, генеральный директор и т.д.),
- полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО),
- фамилия, имя, отчество директора.
- После этого аналогичным образом оформляются данные о сотруднике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- В строке чуть ниже указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
- Потом посередине строки нужно указать наименование документа.
- Основная часть должна быть посвящена сути заявления. Здесь нужно обязательно внести желаемую дату дополнительного выходного и основание для него (заранее отработанное рабочем время или в счет будущего отпуска и т.д.). Если у работника возникла экстренная потребность в отгуле, то это необходимо также отметить.
- Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо руководителю организации лично в руки.
Заявление на отгул по семейным обстоятельствам
В жизни иногда случаются непредвиденные ситуации, требующие участия в них работающего человека. Иногда их можно решить за 1 день, иногда для этого требуется больше времени. В случае особой уважительности причин (свадьбы, похорон, рождения ребенка) согласия работодателя не требуется, достаточно вовремя его уведомить заявлением. Обычно такие причины можно подтвердить документально. Но всегда лучше заручиться согласием ответственного лица.
Составляя заявление на отгул (отгулы) по семейным обстоятельствам, соблюдайте обычную форму заявлений, принятую в вашей организации. Особые рекомендации:
- корректно сформулируйте причину будущего пропуска (не стоит писать сентенции вроде «буду недостаточно трезв наутро после семейного праздника»);
- если не хотите указывать причину, напишите «по семейным обстоятельствам», но в таком случае предварительное согласие руководства особо желательно;
- по возможности подкрепите причину соответствующей документацией (справкой, свидетельством, выпиской и т. п.).
К СВЕДЕНИЮ! Внеочередной выходной имеют полное право не дать, если сотрудник проработал на предприятии менее полугода, и при этом он не относится к льготным категориям – беременным, имеющим малолетних отпрысков, несовершеннолетним.
Мы выяснили, что отгулы по Трудовому Кодексу разделяются на несколько видов в зависимости причин отсутствия или источника возможности дополнительного выходного (как вариант, донорство или бракосочетание). Эти причины правильно называть «основаниями», их нужно указывать в заявлении, минуя лишние детали.
Заявление на выходной должно указывать на основание, но только в общем виде, без конкретики. Например, если работник хочет отсутствовать «по семейным обстоятельствам», достаточно указать именно эту формулировку, без уточнения, что именно произошло. Обычно подробности работодатель узнаёт устно, в ходе личной беседы.
Если работник решил отдохнуть за ранее отработанные дни, требуется указать, когда именно состоялась переработка — точную дату. В особенно сложных ситуациях необходимо подтвердить факт ранее отработанного времени копией из журнала учёта отработанного времени, хотя в большинстве ситуаций процедура не бюрократизируется до такой степени.
При отдыхе без сохранения оплаты можно не указывать основание в заявлении, но гарантии, что начальник утвердит его, нет. Правильный выбор формулировки для причины увеличивает шансы на положительное решение начальника об отгуле.
Отпрашиваемся на неделю
Оформление документа с просьбой предоставить добавочные дни отдыха на неделю не предполагает стандарта. При составлении указывается информация о руководителе, данные заявителя. Далее, проставляется с какого по какое число требуется отгул, указывается уважительная причина для дополнительной выходной недели. При требовании руководства следует вместе с заявлением предъявить копии документов, подтверждающих необходимость недельного отпуска.
Основаниями для предоставления могут выступить накопившееся количество ранее отработанных дополнительных часов, предоставление в счет законного отпуска либо без сохранения заработной платы. Далее, следует проставить дату составления и подпись.
После оформления необходимо предоставить его на подпись руководителя. Только после одобрения руководящего лица и издания соответствующего приказа, сотрудник может пользоваться добавочными выходными днями.
Что делать, если отказали
При привлечении работников к выполнению ими своим трудовых обязанностей в выходной либо праздничный день руководитель должен помнить о том, что такие отработки он обязан компенсировать. Сотрудники же приобретают возможность выбора компенсации в виде денежной выплаты либо выбора дополнительного дня отдыха.
Следовательно, руководитель становится обязанным выплатить денежные средства работнику за отработанные им часы с учетом увеличения ставки либо отпустить сотрудника в оплачиваемый отдых во время рабочей недели.
Соответственно, если работодатель не соблюдает свою обязанность, он нарушает трудовые права своего подчиненного. Такие положения содержит статья 153 Трудового Кодекса РФ.
Учтите! При отказе руководителя предоставить гражданину отгул, последний может:
- составить письменное обращение к руководству с прошением отпустить его на отдых. Такой документ должен пройти процедуру регистрации в соответствии с документооборотом предприятия,
- в последующем ждать решения руководства о предоставлении дополнительного дня отдыха. Если же такое решение работник не получает, ему следует обращаться в вышестоящие инстанции. Закон дает работодателю тридцатидневный срок на рассмотрение заявления и составление ответа сотрудника. При невыполнении этих норм руководитель становится виновным, так как нарушает трудовые права работающего у него гражданина.
В случаях, когда работник так и не смог дождаться ответа работодателя либо получил отрицательный ответ, он вправе:
- составить обжалование таких действий и направить его в инспекцию по труду по месту нахождения своего руководства. В составленном документе должны содержаться обстоятельства того, как работник пытался самостоятельно регулировать ситуацию. К жалобе стоит приложить копию заявления и указать номер регистрации документа. При получении отказа от работодателя необходимо приложить такой отказ. Если же ответ не был получен, об этом нужно указать в жалобе,
- на протяжении месяца с регистрации жалобы в инспекции сотрудник получит ответ в письменном виде. Сотрудники инспекции по труду проверят поступившее заявление путем осуществления выезда по месту работодателя либо путем проверки в самой инспекции (в таком случае работодатель обязан привести документы сам),
- если инспекторы докажут вину работодателя, он подлежит ответственности согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Важно! Направление жалобы в инспекцию по труду не лишает сотрудника права обжалования через органы прокуратуры.
Не стоит забывать о том, что работник должен самостоятельно регулировать возникшую между ним и работодателем ситуацию. Поэтому составление заявления и направление его работодателю является обязательно ступенью.
Если же гражданин не получит ответа, он должен подойти к руководителю и объяснить, что теперь он имеет право обжаловать его действия. В большинстве случаев такие действия действуют на руководство, и они все-таки предоставляют отгул.