Кадровый аутсорсинг. Зачем и кому он нужен?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый аутсорсинг. Зачем и кому он нужен?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Говоря простыми словами, аутсорсинг — это передача отдельных задач стороннему исполнителю. Например, строительная компания, которая часто нанимает на работу иностранных граждан, может взять в штат отдельного специалиста по кадрам разбирающегося в миграционном законодательстве. А может отдать функцию оформления бумаг на мигрантов аутсорсинговой компании, специализирующейся на подобной деятельности. Это позволит сэкономить на зарплате, так как оплачиваться будет услуга, а не часы работы. Не нужно будет платить налоги и взносы на еще одного сотрудника, или терять УСН, расширяя штат за пределы сотни человек. Еще один вариант — обратиться в аутстаффинговую фирму, о чем мы писали в одной из наших статей.

Законодательная база аутсорсинга в России

В Гражданском Кодексе РФ нет такого понятия как “аутсорсинг”. Не содержится оно и в общероссийском классификаторе видов экономической деятельности (ОКВЭД). Но это не значит, что подобная деятельность незаконна.

Поскольку аутсорсинг определяется как услуга по предоставлению кадров для выполнения определенных задач в пользу компании-заказчика, то для оформления договоров на аутсорсинг можно использовать конструкцию договора возмездного оказания услуг, описанную в главе 39 ГК РФ. Некоторые организации также используют адаптированные договора подряда или франчайзинга.

Интересен момент с аутсорсингом бухгалтерских задач. В подпункте 36 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса РФ, говорится о расходах на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями. То есть НК РФ дает прямое разрешение на получение услуг бухгалтерского аутсорсинга.

Опасности аутсорсинга

В некоторых случаях стоимость превышает допустимые мерки, причем безосновательно. А иногда предложения сторонних организаций удивляют своей дешевизной. Связано это может быть с множеством факторов. К примеру, у компании нет специалистов, предприниматель только начинают свой бизнес, поэтому и демпингует. Другие компании, наоборот, решив, что у них нет конкурентов, не интересуются тем, что происходит вокруг. Поэтому предпринимателю очень важно очень осторожно подходить к выбору партнера, ведь на откуп отдаются хоть и не самые стратегические, но все же бизнес-процессы.

Отсюда вытекает и другая проблема: передав все функции управления персоналом, собственник бизнеса утрачивает контроль, а если аутсорсинговая компания выполняла недобросовестно свои функции, то восстановить порядок будет достаточно сложно. Как только проблема станет ясна, то придется искать очень быстро новую компанию, предоставляющую такого рода услуги, либо набирать новый персонал к себе в компанию.

Поэтому очень важно осторожно и внимательного подходить к выбору провайдера для ведения кадрового делопроизводства и управления персоналом.

Обязательно обращайте внимание на наличие страховки профессиональной ответственности. Правда, ее наличие не является панацеей, а потому дополнительно обязательно изучите страховые обязательства аутсорсинговой компании, уточните размер страховой суммы.

Основы заключения договора на предоставление услуг персонала

На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.

Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.

Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:

1. Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
2. Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
3. Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
4. Условия расторжения договора аутсорсинга.

Прежде чем продолжить рассматривать разные аспекты бухгалтерского аутсорсинга, следует дать определение понятию.

Итак, бухгалтерским аутсорсингом принято называть процесс передачи полномочий по ведению всех вопросов, связанных с бухгалтерией организации.

Иными словами, руководству компании больше не нужно бояться проверок налоговой, искать компетентных бухгалтеров и устраивать им проверки. Всю основную работу, связанную с финансово-отчётной деятельностью берёт на себя сторонняя организация. Как правило, в такой фирме работают исключительно профессионалы, имеющие богатый опыт за плечами.

Любопытно, что слово пришло к нам от английских юристов, и оно состоит из двух слов (out sourse). Говоря дословно, термин переводится как «внешний источник» и хорошо отражает суть всего процесса.

Полная передача бухгалтерии специализированной компании шаг довольно-таки ответственный. Предприниматель должен убедиться, что перед ним действительно проверенная временем организация, которая способствует повышению эффективности её работы и ни в коем случае не навредить бизнесу.

На сегодняшний день можно выделить основные требования, которым должен соответствовать бухгалтерский аутсорсинг:

• Компания по бухгалтерскому аутсорсингу должна иметь опыт работы и просуществовать на рынке аутсорсинга не менее нескольких лет;
• Наличие подтверждающих документов об уровне квалификации работников организации;
• Наличие постоянного офиса, «живого» сайта;
• Подписываемый двумя сторонами договор должен быть максимально детальным, с прописанными условиями сотрудничества;
• Солидная компания всегда оглашает предварительную сумму, которую клиент должен заплатить за те или иные услуги, при этом никогда не берёт деньги наперёд;
• Наличие положительных отзывов о работе компании;
• Возможность удалённой работы, выезда в офис клиента;
• Компания обязана дать предварительную консультацию, обозначив будущий фронт работ.

Совокупность перечисленных факторов позволяет выявить портрет идеальной компании по бухгалтерскому аутсорсингу. Доверить дела компании сторонней организации крайне серьёзный шаг, к которому следует прийти, взвесив все «за» и «против».

Прежде чем обращаться к специалистам, следует понимать, какой объём работ они способны взять, какими функциями наделены фирмы по аутсорсингу. Часто возникают ситуации, когда предприниматель мало знаком с деятельностью подобных организаций и смутно представляет, какие конкретно обязанности можно возложить на плечи специалистов.

Предлагаем рассмотреть ключевые функции бухгалтерского аутсорсинга:

1. Сотрудничество с банковскими организациями, подготовка отчётности и оплата по счёту;
2. Составление отчётности разных уровней и подача её в контролирующие инстанции;
3. Пересмотр бухгалтерской стратегии компании в сторону снижения налоговой нагрузки в рамках законодательной базы;
4. Подготовка отчётности и расчёт зарплат, больничных, отпусков, пособий;
5. Действие от имени клиента перед контролирующими органами;
6. Сопровождение клиента при проверках.

Это далеко не полный список функций, выполняемых аутсорсинговыми компаниями, занимающимися бухгалтерскими вопросами. Мы привели наиболее распространённые варианты деятельности специалистов, востребованные среди предпринимателей разного уровня.

Какие организации могут осуществлять аутсорсинг персонала

Не любое предприятие может взять на себя осуществление аутсорсинга или аутстаффинга с 2016 года. Чтобы предоставлять в аренду работников, организации требуется пройти специальную аккредитацию в Федеральной службе по труду и занятости.

Компания, которая подает заявку на получение полномочий, должна иметь:

• уставный капитал не менее 1 млн рублей;

• отсутствие долгов по налогам и другим обязательным платежам;

• руководителя с высшим образованием и стажем работы в области трудоустройства не менее 2-х лет за последние 3 года, с отсутствием судимости за совершение преступлений против личности или в сфере экономики;

• общую систему налогообложения.

Пройдя такую процедуру аккредитации, агентство сможет беспрепятственно оказывать услуги по предоставлению персонала. Но такие взаимоотношения также возможны между головным и дочерним предприятиями, между сторонами акционерного соглашения – это законом не возбраняется.

Все ограничения устанавливались ради лишь одной задачи – защитить права и интересы трудящихся, повысить ответственность принимающих компаний.

С этой целью введены следующие меры:

1. С сотрудником необходимо заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору, где будут указаны наименование и другие данные принимающей организации, а также сделать запись в трудовой книжке о временной работе.

2. Внештатные специалисты должны получать зарплату наравне с обычными штатными сотрудниками на соответствующих должностях. Конечно, жалование выплачивать будет компания-аутстаффер, но величина вознаграждения напрямую определяет цену услуги аренды. Точно так же агентство занятости будет перечислять соответствующие взносы за работников во вредных условиях, пропорционально увеличивая стоимость договора с принимающей стороной.

3. Несчастные случаи с сотрудниками полагается расследовать принимающему предприятию, а не компании-аутстафферу.

4. За оплату вознаграждения обязательство возлагается не только на организацию, предоставляющую персонал в аренду, но и на принимающую сторону. Субсидиарная ответственность означает, что при отсутствии расчета за труд со стороны агентства работник вправе потребовать оплаты от компании-заказчика.

Преимущества и эффективность аутсорсинга

Многие владельцы бизнеса полагают, что аутсорсинг им не по карману. Почему-то в обществе бытует мнение, что услуги сторонних компаний – это дорого. Но по факту это не так. Статистика и реальная практика доказывают, что экономическая эффективность от данного процесса высокая.

Как пример бухгалтерское обслуживание консалтинговой фирмой позволяет:

• минимизировать издержки на оплату главного бухгалтера, стоимость которого на рынке труда достаточно высока. Помимо этого, бухгалтеру нужно выплачивать премию, давать отпуск, предоставлять лицензированные программные продукты, канцтовары, офисную технику. Дополнительно не забываем о коммунальных платежах, оборудовании офиса.
• минимизировать затраты на оплату штрафных санкций и прочих платежей. Консалтинговая фирма гарантирует 100 % результат и полную материальную ответственность. Поэтому при выявлении какого-то факта нарушения фирма-заказчик сможет получить компенсацию.
• повысить эффективность коммерческой деятельности. Благодаря квалифицированному эксперту компания может оптимизировать деятельность, снизить издержки, применить налоговые льготы, законные методы снижения налогооблагаемой базы.

Помимо этого, аутсорсеры не уходят в отпуск, на больничный, обучение и т. д. И если конкретный человек заболеет и не сможет закончить выполнение задачи, то на его замену предоставят аналогичного специалиста.

В целом преимущества аутсорсинга следующие:

• экономическая эффективность;
• мобилизация ресурсов;
• повышение качества конечного продукта или услуги;
• оптимизация коммерческой деятельности;
• снижение расходов предприятия;
• гарантия 100 % результата.

1. Впервые термином «аутсорсинг» назвали договор между компаниями Kodac и IBM. Присвоил это название Говард Андерсен – основатель «Янки Груп» – в 1990 году.
2. Предоставление услуг аутсорсинга персонала – очень популярная схема работы для европейских, американских стран и Израиля. Ее используют 80–95 % компаний малого и среднего бизнес-сегмента.
3. Зачастую компании поручают сторонним специалистам подбор персонала. Аутсорсинг в этом случае – очень удобный вариант. Первой так поступила компания First American (США). Договор корректировали, улучшали, но за 5 лет благодаря ему удалось сэкономить 12,3 млн долларов.
4. Известные политики тоже оставили след в истории аутсорсинга. Так, бухгалтерский аутсорсинг ADP основал будущий сенатор штата Нью-Джерси Фрэнк Лаутенберг. А компанию EDS – одного из первых аутсорсеров в сфере IT – создал Росс Перо, баллотировавшийся в свое время на пост президента США.
5. Выгоден ли аутсорсинг персонала организаций? Сделать выводы помогают цифры. В XXI веке расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов.
6. В 2002 году компания Procter & Gamble искала компанию-аутсорсера на предоставление IT-услуг. Сложенные вместе документы, полученные в качестве оферты на соответствующий договор, составили бы 180 см в высоту и весили 70 кг. Победила тогда фирма Hewlett-Packard. С ней заключили договор на 10 лет стоимостью 3 млрд долларов. В документе было 10 тысяч страниц.
7. Один работник крупного предприятия в США начал перекладывать часть своих рабочих задач трудолюбивым китайцам за символическую плату (20 % от зарплаты). Руководство, узнав о такой изобретательности, сразу же уволило предприимчивого сотрудника.
8. В 2004 году духовенству Ватикана вручили Шнобелевскую премию. Поскольку служителей не хватало, часть молитв о здравии решили передавать священникам Индии. Процесс был полностью отлажен, требы пересылались через религиозные организации. Священников из Индии не обидели. За свои услуги они получили в 5 раз больше, чем за аналогичную деятельность у себя в стране.
9. Государство США и Великобритании доверяет аутсорсерам даже сбор налогов.
10. Страны-лидеры на рынке аутсорсинга сегодня – Индия, Индонезия, Эстония, Сингапур, Китай, Болгария, Филиппины, Таиланд, Литва и Малайзия. Россия на 24 месте.

Что такое кадровый учет?

В любой компании постановка и ведение кадрового учета является обязательным функционалом вне зависимости от численности компании и от её организационно-правовой формы.

Кадровый учет (могут встретиться также термины кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации) — это регламентированная законодательством деятельность компании с кадровой документацией. Сюда можно отнести разработку и ведение согласно законодательным требованиям документации, которая касается учета персонала (принятия и увольнения, штатное расписание), управления персоналом (учет рабочего времени, отпусков, больничных и проч.), расчетами с персоналом.

Вся кадровая документация имеет коммерческую или юридическую ценность и в случае спорных ситуаций может быть представлена в суде в качестве доказательств.

Причины передачи кадрового учета на аутсорсинг.

Можно назвать несколько основных причин передачи кадрового учета на аутсорсинг:

• Недостаточно времени и/или возможностей
• Квалификация, опыт, компетентность сотрудников не удовлетворяет требованиям
• Вы хотите расстаться с сотрудником, который занимается кадровым учетом

Помимо глобальных причин могут существовать частные причины, по которым аутсорсинг кадрового учета будет более выгоден компании. Приведем пример нескольких частных случаев:

• Существенные сезонные колебания или отдельные краткосрочные проекты могут потребовать набирать сотрудников на сезон или на время проекта. В частности, такими сотрудниками могут быть мигранты, и в этом случае нужно минимизировать риски.
• Стартап, который начинает свою деятельность, может не иметь финансовой возможности содержать специалиста по кадровому учету либо полностью обеспечить его работой.
• ИП, которому необходимо для сохранения УСН держать штат менее 100 человек.

Что такое аутсорсинг персонала?

Практически любое предприятие в той иной степени сталкивается с необходимостью выполнения определенных работ, не относящихся напрямую к его сфере деятельности. Кто-то должен выполнять эти работы, и нанимать для этих целей штатный персонал не всегда экономически выгодно, поэтому можно воспользоваться услугами аутсорсинга.

Аутсорсинг персонала — это перекладывание некоторых непрофильных функций в работе предприятии на стороннюю компанию — аутсорсера, согласно договору.

Понятие «аутсорсинг» заимствовано из английского языка: (outsourcing: outer-source-using), и дословно означает «использование внешнего ресурса».

Чаще всего услуги аутсорсинга предоставляются в области ведения бухгалтерии, оказания юридической помощи, уборки помещений, осуществления перевозок, IT-сфере и т.д.

Рассмотрим, что такое аутсорсинг персонала на примере. Допустим, у нас есть небольшая компания, которая производит и продает пластиковые окна. Профильные работники этой компании — это, во-первых, производственный персонал, который занимается непосредственно изготовлением продукции, во-вторых, менеджеры по продажам, которые эту продукцию продают, в-третьих — монтажники-установщики, которые устанавливают купленные изделия покупателям. Именно эти люди обеспечивают доход компании и финансовый результат ее деятельности.

Но при этом компании обязательно нужны:

• бухгалтер, который бы вел отчетность;
• юрист, который бы проверял договора, заключаемые с клиентами и, в случае необходимости, представлял интересы компании в суде;
• IT-специалист, который создал бы и администрировал сайт компании;
• уборщица, которая убирала бы в офисе;
• электрик определенного разряда и ответственный за пожарную безопасность, потому что этого требует законодательство.

Как решить вопрос с этим персоналом? Можно принять всех в штат, но тогда придется:

• регулярно платить им заработную плату со всеми отчислениями;
• обеспечить им всем рабочее место: помещение, мебель, технику и т.д.;
• каким-то образом обеспечивать им замену на время отпуска или болезни.

Все это повлечет огромные затраты, благодаря чему предприятие вообще может стать убыточным, ну или, как минимум, его потенциальная прибыль сократится в несколько раз. Чтобы этого избежать, можно прибегнуть к аутсорсингу персонала: нанять всех этих сотрудников через аутсорсинговую компанию по договору, что существенно снизит возможные затраты и позволит избежать решения всех вышеперечисленных проблем.

Благодаря этому, аутсорсинг в последнее время приобретает все большие масштабы, и многие компании, как крупные, так и небольшие, пользуются услугами аутсорсинга, просчитав, что для них это выгодно.

Отличия аутсорсинга от аренды и лизинга персонала

Аутсорсинг персонала не нужно путать с двумя похожими бизнес-процессами: аренда и лизинг персонала. Давайте рассмотрим, чем отличается аутсорсинг от аренды и лизинга.

При аутсорсинге персонала одна компания заказывает у другой определенные услуги, о чем подписывается соответствующий договор. Договор аутсоринга удостоверяет, что необходимые услуги будут оказаны в срок квалифицированным персоналом, но при этом речь не идет о каких-то конкретных людях. То есть, нет привязки к кому-то конкретному, главное — факт оказания услуг.

При аренде персонала (что носит название аутстаффинг) или лизинге происходит передача сотрудников на определенный срок из одной компании в другую. В этом случае речь идет о конкретных людях поименно, которые остаются числиться работниками одной компании, но по договору фактически работают в другой, исполняя обязанности там. При лизинге персонала также существует возможность последующего «выкупа» — официального перехода сотрудника в штат арендующей его компании.

Если рассматривать, что выгоднее: аутсорсинг или аренда персонала, то в разных ситуациях может быть по-разному. Обычно аренда бывает интереснее в случае необходимости выполнения каких-то разовых, временных, сезонных работ, например, на сельскохозяйственном предприятии или для замены временно отсутствующего на работе сотрудника. При этом арендоваться может профильный, доходообразующий персонал.

Аутсорсинг выгоднее для регулярного выполнения непрофильных работ в компании.

Так или иначе, и аутсорсинг, и аренда, и лизинг персонала призваны оптимизировать рабочие процессы на предприятии, одновременно снижая затраты на оплату труда.

Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

Допустим, в организации есть 1 специалист по кадровому учёту – и в штатном режиме работы компании его вполне хватает, но объем работы может резко возрасти. Например: открывается новый филиал, в компании начинает работу новый отдел, или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д.

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют решения.

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Минусы кадрового аутсорсинга

Как и любое внешне привлекательное предложение, вместе с очевидными плюсами аутсорсинг имеет определенный набор минусов, оценить риски от которых необходимо заранее, до заключения договора. Перечень таких недостатков включает следующие пункты:

• Опасность некачественного решения поставленных задач. Репутация и опыт работы говорят о многом, но фактически в достоверности утверждений компании можно убедиться лишь по окончании сотрудничества.
• Отсутствие понимания корпоративного стиля. Нюансы этики и взаимоотношений внутри коллектива и с партнерами необходимо донести до сторонних исполнителей заранее, на стадии согласования условий контракта.
• Опасность утечки важной коммерческой информации и личных данных. Конфиденциальность — главная проблема современного общества. Опасаясь рисков, связанных с незаконным использованием важных сведений или возможной передачей их третьим лицам, нужно досконально прописать в договоре права и обязанности компании в части разглашения информации.
• Зависимость результата от профессионализма других людей. Отношения на доверии неизменно приводят к убыткам. Гарантия защиты — наличие раздела о материальной ответственности сторон за нарушение условий соглашения.
• Отсутствие контроля и рычагов управления. Арендованные сотрудники и подразделения не входят в штат компании заказчика, поэтому не обязаны подчиняться приказам ее руководства. Решение проблемы — присутствие персонального менеджера по аутсорсингу, который отвечает за связь заказчика с аутсорсерами.
• Риск ухода от ответственности за счет недостатков правовой базы в отношении новых способов управления. Неблагонадежность компаний, которые специализируются на услугах по аутсорсингу кадров, или их банкротство могут привести к продолжительным судебным разбирательствам. Фактическое качество работы аутсорсингового агентства можно оценить только по отзывам реальных клиентов.

Каких сотрудников допустимо брать в аренду

Можно арендовать не только HR-менеджеров, но и других специалистов, которых по каким-либо причинам невыгодно держать в штате.

Основные виды аутсорсинга:

1. IT. Для создания ПО и сети предприятия или поддержания техники в рабочем состоянии необязательно нанимать специалиста на полный день.
2. Бухгалтерский. Небольшие компании, не нуждающиеся в разветвленной бухгалтерии, передают на «удаленку» расчет зарплат, оптимизацию налогообложения и ведение учета.
3. Юридический. Услуги юриста нужны не чаще нескольких раз в году, поэтому нет смысла держать специалиста в штате на постоянной основе.
4. Производственный. Крупные предприятия авиа- и космической отрасли, производители автомобилей отдают на аутсорс более 65% процессов, включая разработку ПО, выпуск запчастей для сборки конечного продукта.
5. Логистический. Сторонняя организация может взять на себя ответственное хранение, перевозку, упаковку, маркировку грузов.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

• возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
• получение услуг от работников с высокой квалификацией;
• гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
• экономия средств на зарплату;
• снижение обязательств перед налоговой.

Похожие записи:

• Перепланировка нежилого помещения в 2023 году: особенности согласования
• Нотариальное соглашение об уплате алиментов
• Где получить копию ордера на муниципальную квартиру