Среднесписочная численность работников: как рассчитать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: как рассчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Когда подать отчет о среднесписочной численности за июль 2020г.
Общеустановленный срок представления отчета о среднесписочной численности за предыдущий год — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Однако данный отчет с 2021 года отменен — информация будет включаться в расчет по стразовым взносам.
Что касается среднесписочной численности по вновь созданным компаниям, для них никаких изменений не предусмотрено. Они должны сдавать отчет о среднесписочной численности в обычные сроки, установленные ст. 80 НК РФ — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.
Если организация создана или реорганизована в июле 2020 г., отчет нужно сдать в ИФНС не позднее 20 августа. Далее компания будет отчитываться в общеустановленном порядке — то есть подавать сведения вместе с РСВ за год в срок не позднее 30 января года, идущего за отчетным.
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.
В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.
Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.
Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.
Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
Кому необходимо сдавать документ в 2021 году?
Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо было сдавать в ИФНС:
- организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
- ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).
Данные предприниматели должны были сдать отчет за 2020 год не позднее 20 января 2021 года.
Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2020 год в 2021 году обязаны:
- вновь созданные юридические лица;
- реорганизованные организации.
В какие сроки нужно представить сведения по форме КНД 1110018
Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2019 год нужно подать до 20.01.2020 включительно.
Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.
При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Основные принципы заполнения
Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.
Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.
Бесплатная программа для подготовки деклараций
Чтобы быстро и правильно подготовить отчетную форму, существует множество специальных программ. ФНС рекомендует нам одно из таких бесплатных ПО – Налогоплательщик ЮЛ. Далее рассмотрим алгоритм заполнения отчета в этом ресурсе.
Первым делом следует проверить, не появилось ли новое обновление программы с тех пор, как она была установлена на вашем компьютере. Не секрет, что постоянно вносятся какие-то налоговые изменения, и естественно, программа дорабатывается.
Самый надежный способ это проверить – зайти на официальный сайт федеральной налоговой службы. Здесь же вы можете скачать инсталляционный файл актуальной версии Налогоплательщик ЮЛ.
Есть небольшой нюанс: если скачать самое последнее обновление, оно может не установиться на вашу версию. Поэтому актуальную версию нужно ставить прежде обновления. По состоянию на конец 2021 года актуальны корневая версия 4.64 и обновление к ней 4.64.3.
Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками в 2021 году
Для оформления отчета за 2021 год предпринимателю необходимо внести в него свои данные — фамилию, имя, отчество и ИНН. Знакоместа в графе «КПП» должны быть прочеркнуты, они заполняются лишь организациями.
Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2021 года, — это 1 января 2021 года.
Отчет заполняется единственным показателем, рассчитанным по приведенному выше алгоритму, — среднесписочной численностью.
Заполнить форму можно вручную, используя ручку черного или синего цвета, либо на компьютере и затем распечатать.
Заверять или не заверять отчет печатью, предприниматель решает самостоятельно — для данного документа она необязательна. Об этом высказался Минфин в письме от 30.08.2021 № 03-01-10/61983.
Сведения предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.
Как определяет среднесписочную численность работников ИП без сотрудников, расскажем в следующем разделе.
Алгоритм выявления среднесуточной численности работников
Показатели среднесуточной численности сотрудников по состоянию на определенный период времени, за который собственно предприятию и необходимо произвести отчет, необходимо рассчитывать с учетом параметров, отмеченных в Порядке заполнения и представления формы федерального госстатнаблюдения под номером 1-Т.
Данный документ получил название «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», которое хорошо известны каждому профессиональному бухгалтеру или профессиональному экономисту.
При этом следует понимать, что среднесписочная численность сотрудников компании или промышленного предприятия должна определяться за годовой период посредством сложения данного показателя за каждый отдельный месяц, относящийся к данному промежутку.
Количество работников, которые трудились на производстве в течение отдельно взятого месяца и каждый день приходили в компанию. Все это в конечном счете необходимо разделить на 12, но считать при этом даже праздничные и выходные дни, что очень важно.
Специалисты понимают, что численность сотрудников учитывается за отдельно взятый день не только по наличию на рабочих местах тружеников, но считать необходимо и тех мастеров, которые в силу разного рода обстоятельств пропустили день. Данные критерии осуществления такого рода подсчета сотрудников отражены в пункте девятом ранее отмеченного Постановления.
Если для осуществления основной деятельности привлекаются внешние совместители, а также привлеченные работники в рамках гражданско-правовых взаимоотношений, а также мастеров, отправленных в заграничную командировку или же на обучение на курсы переподготовки и повышения квалификации.
Дело в том, что в отчетный период данные труженики находились в так называемом отрыве от производства, а стало быть, они не могут осуществлять никаких полезных действий для организации.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Кого не учитывать при расчете среднесписочной численности
В Указаниях перечислены категории работников, которых не нужно учитывать при расчете ССЧ.
Сведения о ССЧ нужно составлять только для сотрудников на трудовом договоре. В отличие от многих других отчетов в фонды, тут нельзя учесть работников на договоре ГПХ. Кроме того, в отчет не включают информацию о:
- совместителях из других фирм;
- переведенных на работу в другую компанию или за границу;
- учащихся, получающих стипендию за счет организации;
- уволившихся без предупреждения;
- военнослужащих;
- адвокатах;
- собственниках компании без зарплаты.
Часто можно встретить вопрос, нужно ли включать в отчет единственного учредителя компании. С уверенностью отвечаем: нет. Собственник не получает зарплату и не заключает трудовой договор, поэтому в отчет его включать не надо.
Сотрудницы, которые вышли в отпуск по уходу за ребенком, по беременности или усыновлению новорожденного, не включаются в отчет. Исключение — если они продолжают работать неполный день и имеют право на госпособие.
Расчет среднесписочной численности на 2018 год
Бланк отчета и правила расчета среднесписочной численности работников Налоговая служба утвердила еще в 2007 году. Отчет состоит всего из одного листа и заполнить его достаточно просто. Главное, использовать правильную формулу для расчета среднесписочной численности. Эта формула отличается в разных ситуациях.
По общему правилу расчет среднесписочной численности работников осуществляется в соответствии с «Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 N 772. Отдельно необходимо вычислить среднесписочную численность работников, которые трудились на условиях полного или неполного рабочего дня. Для этого нужно использовать специальные формулы.
Для расчета величины за год нужно вычислить среднесписочную численность трудящихся за все месяцы отчетного года и разделить полученное число на 12. Эту формулу должны использовать даже те организации и ИП, которые были созданы в течение 2018 года и вели свою деятельность не весь календарный год.
Среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц) = Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца / Число календарных дней в месяце
Однако для такого расчета сперва необходимо вычислить среднее количество сотрудников, которые отработали каждый день месяца. Для этого также существует формула, разработанная Росстатом. Сперва необходимо вычислить численность сотрудников, которые отработали полный и неполный день. Для этого потребуется определить общее число отработанных за месяц человеко-дней. Этот показатель исчисляется отдельно для каждого работника по следующей формуле: общее количество фактически отработанных часов разделить на нормативную продолжительность рабочего дня. При этом сама нормативная продолжительность рабочего дня будет зависеть от количества рабочих часов в неделю, установленных в организации. В частности, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня составит 8 часов, а при шестидневной — 6,67 часов.
На основании этих данных можно рассчитать количество тех, кто занят неполный день. Для расчета тех, кто трудился полный день, необходимо сложить списочную численность работников на каждое число календарного месяца, с первого по последнее, и разделить на количество дней в месяце.