Печать на документах: как правильно ГОСТ Р 7.0.97-2016
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать на документах: как правильно ГОСТ Р 7.0.97-2016». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
Можно ли поставить штамп в паспорт сразу
В любом случае, для того чтобы поставить штамп в документе следует дождаться выдачи свидетельства о разводе, ведь именно этот документ выступает в качестве основания для того чтобы поставить печать.
Если супруги хотят сделать это сразу же после фиксирования факта прекращения семейных отношений им необходимо выполнить следующий порядок действий:
- лично обратиться в органы ЗАГС (при этом, не нужно писать заявление);
- предоставить сотрудникам организации подтверждающие документы (например, постановление суда о разводе, если процесс осуществлялся через него);
- сдать оригинал своего паспорта;
- ожидать уведомления о завершении процедуры.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Использование печати для документов
Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.
Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.
Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:
- место и время уничтожения;
- состав комиссии;
- причина уничтожения;
- оттиск уничтожаемой печати;
- способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
- заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.
Где и куда можно ставить печать для документов?
Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:
- Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
- Дополнительные соглашения.
- Акты приема-сдачи работ.
- Справки и характеристики.
- Командировочная документация.
- Ходатайства и гарантийные письма.
- Трудовые книжки.
- Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.
Нужна ли печать на документах
По существующим правилам организации действительно обязаны применять печати в тех случаях, когда их использование предусмотрено соответствующим специальным законом (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Данное правило действует с 2015 года.
Вместе с тем с указанного момента во все законодательные акты, которые ранее обязывали применять печати, была внесена оговорка, согласно которой печати применяются только при их наличии.
Например, сейчас ст. 18 Федерального закона от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» гласит: «копии учредительных документов должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии)».
Аналогичная оговорка добавлена и в другие федеральные законы, в которых так или иначе говорится о печати организаций.
То есть сама организация решает, использовать печать или нет. Если у организации нет печати и ее использование не прописано в уставе, в документах печать не проставляется.
То же самое касается и налоговой отчетности. Вся налоговая отчетность, сдаваемая в электронном виде, оформляется электронными цифровыми подписями. Никакие печати в ней не проставляются.
Те же организации и ИП, которые отчитываются на распечатанных бланках, также могут не использовать печати в налоговой отчетности, поскольку НК РФ не устанавливает соответствующих требований. Налоговики в любом случае примут отчетность, если она подается по установленной форме и в ней содержатся все необходимые подписи.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
Ставится ли печать на гарантийном письме
Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании.
Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2021 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.
Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.
В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду. Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.
- Простой. Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
- С микротекстом. В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и КПП, а также организационная форма компании.
- С окантовкой в виде орнамента. Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
- Для ИП. Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как ОГРНИП, адрес, а также ИНН.
На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.