Сверка расчетов с контрагентом

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сверка расчетов с контрагентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Закон не обязывает составлять протокол о расхождениях, но на практике он становится неотъемлемой частью взаимоотношений между контрагентами, а также с государственными структурами. Он позволяет контролировать расчеты между компаниями. Чаще всего разногласия возникают из-за неточностей бухгалтерских расчетов. Составление протокола помогает выявить ошибочные данные и не допустить образования задолженностей.

Для чего готовят протокол

Отражая серьезные ошибки в начальных показателях, эта бумага важна для улучшения дисциплины платежей. Если грамотно оформить, то часто она служит значимым доказательством в судебных тяжбах.

Обычно формируют протокол в конце года, но при необходимости и чаще — раз в квартал или месяц. Это необходимо в следующих случаях:

• при высокой стоимости продукции;
• больших объемах производимой продукции;
• крупных партиях поставки товаров;
• необходимости составлять отчетность для руководства или госорганов.

На сегодняшний день не существует единого общеобязательного бланка для составления акта сверки с разногласиями. Не разработана даже рекомендованная форма документа. Организация вправе написать официальную бумагу самостоятельно в свободной форме. Необходимо учесть, что документ в любом случае должен содержать следующие моменты:

• наименования обеих сторон соглашения;
• указание периода, за который производилась сверка;
• ссылка на акт сверки;
• пункт сверки, с которым не согласен контрагент;
• предложение по исправлению некорректного положения.

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.

---

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

---

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

---

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.

---

Период сверки расчетов

Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.

Порядок сверки

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Кто и на основании чего его составляет

Актирование является обязательным, только если это закреплено договором. Во всех остальных случаях стороны проводят проверку учетных сведений по согласованию. Акт составляют по факту взаиморасчетов — на основании оплаты, проведенной в бухучете.

Принцип сверки таков: любая из сторон отражает учетные данные в одной таблице, а контрагент заполняет таблицу рядом собственными показателями. По правилам, актовые регистры составляют бухгалтеры. Подписывает документ либо ответственный бухгалтер, либо руководитель организации.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить акт сверки расчетов с контрагентом.

Обычно таблица поверки делится на четыре части — дебет и кредит по каждому контрагенту. Кроме того, обязательно отражаются:

Конечное сальдо поверки — это разница между дебетом и кредитом. Если за установленный период есть и начальное сальдо, то конечный остаток рассчитывается так:

Плюс или минус зависит от того, где образовалось начальное сальдо. Если оно дебетовое, в формуле ставим плюс, если кредитовое — минус.

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.

Как передается акт сверки контрагенту

Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.

Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним. Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру. Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.

Варианты подписания акта сверки второй стороной:

• без разногласий,
• с разногласиями.

Как запросить сверку с налоговой

Сверка с ИФНС проводится в соответствии с порядком, который приведён в письме ФНС от 9 марта 2021 года № АБ-4-19/2990. Этот порядок временный, он пришёл на смену старому регламенту из приказа ФНС № 09.09.2005 № САЭ-03-1/444@. Новый постоянный регламент пока не утверждён.

Обычно процесс сверки по налогам и сборам инициирует налогоплательщик, хотя и у ИФНС есть такое право. Ключевой момент при обращении – не столько способ направления заявления, сколько его форма. Она может быть бумажной или электронной. Во втором случае обращение подаётся через личный кабинет ИП на сайте ФНС или через программу / сервис сдачи отчётность (по ТКС).

Акт сверки взаиморасчетов

Акты сверки взаиморасчетов составляются по факту свершившихся операций между компаниями: продажей и покупкой товаров и услуг, фактическим перечислением за это денежных средств.

Сверка расчетов проводится как минимум один раз в год для инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По факту, организация самостоятельно определяет периодичность такой операции. В более крупных компаниях за сверкой расчетных операций закрепляется отдельный бухгалтер, этот же сотрудник составляет и отправляет контрагентам форму акта.

Бумаги по сверке расчетов оформляются в свободной форме, потому что на законодательном уровне единого образца не установлено. Зачастую компании используют шаблоны из программ типа 1С.

Документы, необходимые для взаимозачёта между тремя организациями

В соответствии со ст.410 ГК РФ и Информационного письма Президиума ВАС РФ от 29.12.2001 № 65 «Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований» для зачёта достаточно заявления одной стороны. Суд встаёт на сторону организации-должника при наличии заявления с её стороны о проведении взаимозачёта между организациями.

Итак, для проведения взаимозачёта между организациями необходимы следующие документы: (нажмите для раскрытия)

• заявление одной из сторон, направленное организации, имеющей по отношению к ней кредиторскую или дебиторскую задолженность;
• договоры, заключённые между сторонами;
• Акт взаимозачёта, подписанный тремя сторонами.

Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта

Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.

Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).

Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.

Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.

Как заполняются значения по дебету и кредиту

Поле по кредиту таблицы акта сверки должно содержать сведения по оплате товаров (услуг). Если у компании, составляющей акт, отражено дебетовое сальдо со знаком « », то значит какая то часть товара (услуг или работ) контрагентом еще не оплачена. Если же сальдо отражено по кредиту, то это говорит о задолженности перед контрагентом. То есть услуг (отгрузка товаров) было выполнено меньше, чем покупатель заплатил за них.

Предлагаем ознакомиться Изменение графика работы Как остаться на текущем графике

Поле по дебету таблицы акта сверки должно содержать сведения о предоставлении услуг или товаров, а поле кредит – информацию по оплате за них. Дебетовое сальдо свидетельствует о дебиторской задолженности.

При направлении контрагенту акта сверки, к нему может прикладываться сопроводительное письмо. В данном письме указывают просьбу подписать документ, а также направить его ответным письмом по указанному адресу. Помимо этого в сопроводительном письме также указывается способ, которым могут быть урегулированы разногласия сторон.

«ООО «Континент» направляет ООО «Вега» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 30.09.2020 года. Просим Вас подписать акт сверки и направить его в виде скана документа по электронной почте не позднее 05.10.2020. В случае разногласий просим составить протокол разногласий.»

Протокол разногласий к акту сверки не имеет унифицированной формы и заполняется по желанию организации. Обычно протокол разногласий, подписанный руководителем и главным бухгалтером, выглядит следующим образом: «20.12.2016 ООО «Партнер» получен акт сверки взаиморасчетов с ООО «Компания» по состоянию на 20.12.2016. Рассмотрев указанный документ, выражаем несогласие по следующим пунктам.».

Пункт акта сверки	Предмет разногласий	Примечание
4. Продажа (15.12.2016, №2)	Сумма оплаты 35000 руб.	Оплата произведена в размере 33000 руб.

В качестве доказательства произведенной не в полном размере оплаты служат подтверждающие документы, например, выписка с расчетного счета.

Кто составляет акт сварки с разногласиями

Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.

Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:

• дату составления акта;
• период, который рассматривается;
• дебет и кредит;
• сальдо;
• ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.

Похожие записи:

• Каталог программ с государственной поддержкой
• Выплата пособия на погребение в 2022 году
• Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры