Просим выделить денежные средства для ремонта
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Просим выделить денежные средства для ремонта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Функции служебной записки
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Общие требования к организации рабочего места
При организации рабочего места главной целью для работодателя является обеспечение качественного и эффективного выполнения сотрудником работ при полноценном использовании закрепленного за ним оборудования с соблюдением установленных сроков. В связи с этим к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.
Одними из важнейших требований при организации рабочего места являются обеспечение безопасных, комфортных условий для работы, пресечение возникновения профессиональных заболеваний и несчастных случаев. Следует отметить, что работодателю необходимо организовать рабочие места, учитывая не только конкретный вид деятельности, квалификацию, но и индивидуальные физические и психологические особенности каждого работника.
Общие требования к организации рабочих мест регулируются Трудовым кодексом, санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами (СанПиН), а также другими правовыми документами.
В настоящее время действуют СанПиН 2.2.4.335916 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах», утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 № 81(предназначены для граждан, состоящих в трудовых отношениях, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц). Этим документом установлены санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам неионизирующей природы на рабочих местах и источникам этих физических факторов, а также требования к организации контроля, методам измерения физических факторов на рабочих местах и мерам профилактики вредного воздействия физических факторов на здоровье работающих.
В Письме от 10.02.2017 № 0924381716 Роспотребнадзор указал, что с 1 января 2017 года ранее действовавшие СанПиН 2.2.4.54896 «2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений«(утверждены Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 № 21) применяются в части, не противоречащей СанПиН 2.2.4.335916.
В отношении офисных работников действуют также следующие санитарные нормы и правила:
Наименование документа
Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования
СанПиН 2.2.2/2.4.134003 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118)
Устанавливают санитарно-эпидемиологические требования к персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ) и условиям труда
СанПиН 2.2.2/2.4.219807 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Изменение № 1 к СанПиН 2.2.2/2.4.134003» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 25.04.2007 № 22)
Вносят изменения в СанПиН 2.2.2/2.4.134003 в части эксплуатации ПЭВМ в помещениях без естественного освещения
СанПиН 2.2.2/2.4.262010 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Изменения № 2 к СанПиН 2.2.2/2.4.134003» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.04.2010 № 48)
Вносят изменения в СанПиН 2.2.2/2.4.134003 в части проведения инструментального контроля и оценки уровней электромагнитных полей (ЭМП) от ПЭВМ
СанПиН 2.2.2/2.4.273210 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Изменения № 3 к СанПиН 2.2.2/2.4.134003» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.09.2010 № 116)
Вносят изменения в СанПиН 2.2.2/2.4.134003 в части допуска использования многоламповых светильников с электромагнитными пускорегулирующими аппаратами
СанПиН 2.2.2.133203 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.05.2003 № 107)
Устанавливают требования к проектируемым, строящимся, реконструируемым и существующим производствам, цехам, участкам, отдельным помещениям с постоянными и непостоянными рабочими местами, в том числе с единичным составом копировально-множительного оборудования.
Предназначены для организаций, имеющих вышеперечисленные производства, а также для проектных, строительных и других организаций, занимающихся вопросами проектирования, строительства, реконструкции и эксплуатации учреждений, где используется копировально-множительная техника
При возникновении ситуаций, не урегулированных СанПиН (неисправен туалет, протекает крыша и т.д.), сотрудник имеет право отказаться от работы. При этом работодатель обязан предложить ему иную занятость до устранения проблемы. В противном случае согласно ст. 157 ТК РФработодатель обязан объявить простой с выплатой неустойки в размере как минимум 2/3 средней заработной платы работника.
Обеспечение условий для приема пищи. Порядок приема пищи на рабочем месте регламентируется ст. 108 ТК РФ, СНиП 2.09.0487:
Ответственность работодателя. В случае нарушения работодателем установленных норм работник вправе обратиться в профсоюз (ст. 370 ТК РФ), комиссию по трудовым спорам (ст. 385 ТК РФ), ГИТ в субъекте РФ (ст. 356 —357, 360 ТК РФ), суд (ст. 391 ТК РФ) или прокуратуру в субъекте РФ (ст. 10, 21 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202I «О прокуратуре Российской Федерации»).
Административная ответственность работодателя за нарушение законодательно предусмотренных норм и требований охраны труда заключается в виде наложения штрафа в размере от 2000 до 200000руб. (в зависимости от вида нарушения) или приостановления деятельности для юридического лица на срок до 90 суток (ч. 1, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Как обеспечивается перевод на иную должность
Как уже отмечалось ранее, понятие о производственной необходимости — это замена отсутствующего сотрудника в целях выполнения неотложных производственных задач. Хотя такого посыла в трудовом законодательстве нет, но на практике это существует.
Администрация предприятия обладает правом перевода сотрудника на иную работу без согласия последнего на эти действия. Срок перевода составляет одни месяц и не более.
Причины перевода можно обосновать следующим образом:
- Возникновение непредвиденной ситуации, например, возгорание, пожар или разрушение зданий либо технических устройств.
- Производственные простои. Приостановление работы производства по существенным причинам.
- Предотвращение порчи имущества работодателя, вызванного непредвиденными обстоятельствами.
Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.
Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.
Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.
Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.
Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.
Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Пример написания служебной записки
Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.
Срок хранения служебной записки
Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке — докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов — официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.
Как правильно написать служебную записку: нормативная база
На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.
Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко. Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г. Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).
При написании служебной записки за основу можно взять, например:
- ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
- ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
Служебная записка — назначение и пример написания
Ответ справочной службы русского языка
Запятая ставится только в том случае, если оборот, начинающийся предлогом в связи с, носит характер присоединительного (если перед этими словами есть интонационная пауза). Если паузы перед этими словами нет, запятая не нужна.
| Вопрос № 256853 | ||
Как написать служебную записку?
Также вы найдете здесь образец такого документа, который станет наглядным примером при самостоятельном написании служебной записки.
Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия. Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела. Информирование руководителя более высокого уровня производится в докладной записке, хотя, по сути, оба эти документа практически идентичны.
Служебная записка, как правило, является внутренним документом. Обращения же в другие организации таким образом производятся крайне редко, при этом они оформляются на бланке письма.
Основания для составления и цели записок
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ
Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.
При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.
Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».