Какой срок отчета по подотчетным суммам 2024 год
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой срок отчета по подотчетным суммам 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Срок для обращения в суд с иском о возмещении, причиненного работником ущерба
Статьей 392 Трудового кодекса установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В случае если ущерб причинен в результате непредставления подтверждающих документов по выданным денежным суммам, то указанный годовой срок начинает течь со дня, когда работник был обязан представить авансовый отчет.
Согласно разъяснениям, содержащимся в постановлении Пленума Верховного суда Российской Федерации от 16.11.2006 N 5, если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске). С учетом приведенных законоположений и разъяснений Верховного суда, после истечения годового срока у работодателя отсутствуют основания взыскивать невозвращенные работником подотчетные суммы.
Как отражаются в учете расчеты с подотчетными лицами?
ТОО, ОУР, плательщик НДС
Сотрудники отчитываются по авансовым отчетам за приобретенные услуги, товары за наличный расчет.
1. Какие документы должны быть предоставлены работниками для отнесения на вычеты?
2. Имеет ли право ТОО относить на вычеты расходы на основании фискального чека?
3. Имеет ли право ТОО отнести на вычеты расходы на основании счета-фактуры и АВР?
В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:
- выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;
- не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);
- не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
- работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;
- откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;
- выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;
- сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.
Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:
- своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;
- назначение и фактическое использование авансов;
- командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;
- правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;
- правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
- правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
- своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
- наличие подтверждающих документов по всем операциям.
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними, согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.
Документальное оформление
Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:
1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений .
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности.
Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его.
Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются.
Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Ошибки при оформлении подотчетных документов
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влечет за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2014 № А40-163433/2012).
Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 сказано, что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:
— в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
— наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
— отсутствует дата составления;
— не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
— отсутствует подпись продавца.
Пример 1
Компания оплатила перелет и проезд на транспорте, проживание в гостинице своих работников, а также выплатила им суточные.
В то же время документами, приложенными к авансовому отчету, не был подтвержден служебный (производственный) характер командировок: отсутствовал приказ о направлении работника в командировку с установленными целями поездки, отчет о выполнении задания.
ИФНС признала, что данные расходы не являются документально подтвержденными, и доначислила компании налог на прибыль, соответствующие пени и штрафы, а также НДФЛ. Суд поддержал инспекцию.
(Решение АC Ставропольского края от 29.09.2017 №А63-12161/2015)
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
Трата подотчетных денег в рамках конкурсного производства
В соответствии с п. 1 ст. 61.1 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (далее — Закон № 127-ФЗ) сделки, совершенные должником или другими лицами за счет должника, могут быть признаны недействительными в соответствии с ГК РФ, а также по основаниям и в порядке, которые указаны в Законе № 127-ФЗ.
Если подозрительная сделка была совершена в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом или после принятия этого заявления, то для признания ее недействительной достаточно обстоятельств, указанных в п. 1 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.
Установление факта безвозмездности совершения сделки (отсутствия реальной оплаты) при наличии признаков неплатежеспособности или недостаточности имущества у должника в момент ее совершения дает основание предполагать наличие цели причинения вреда имущественным правам кредиторов и, таким образом, влияет на вывод о признании сделки недействительной в силу п. 2 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.
Пример 4
Систематическое получение денежных средств в качестве подотчетных сумм с нарушением установленного порядка их предоставления (при отсутствии доказательств расходования ранее полученных в качестве подотчетных денежных средств на нужды компании либо обязанности их возврата) не отвечает принципам добросовестности.
При этом конкурсный управляющий не мог не осознавать, что в отсутствии оправдательных документов своими действиями причиняет вред кредиторам, поскольку влечет уменьшение размера имущества должника, за счет которого кредиторы должника вправе были рассчитывать на удовлетворение своих требований.
Подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Но никаких документальных доказательств, подтверждающих расходование конкурсным управляющим полученных им в подотчет денежных средств на нужды компании (доказательства составления авансовых отчетов с подтверждающими расходы документами) либо их возврат должнику, предъявлено не было.
В силу п. 1 ст. 61.6 Закона № 127-ФЗ все, что было передано должником или иным лицом за счет должника или в счет исполнения обязательств перед должником, а также изъято у должника по сделке, признанной недействительной в соответствии с главой III.1 «Оспаривание сделок должника» Закона о банкротстве, подлежит возврату в конкурсную массу. Поэтому, с учетом разъяснений, приведенных в постановлении Пленума ВАС РФ от 23.12.2010 № 63 «О некоторых вопросах, связанных с применением главы III.1 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», суд применил последствия недействительности сделки в виде взыскания с конкурсного управляющего денежных средств.
(Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.03.2018 № А65-4689/2016)
Положение о подотчете: для чего и кем издается
Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
- указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.
Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).
Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.
Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.
- Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
- На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
- Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
- Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.
Если работник потратил личные деньги
Если работник затратил личные деньги на нужды организации, то возникают определенные проблемы, которые должны быть регулируются новыми правилами подотчета в 2023 году.
В таком случае, работник должен обязательно оформить заявление о предоставлении денег подотчет. По этому заявлению организация должна выдать работнику специальную подотчетную карту или указать реквизиты для перечисления денег на банковскую карту работника.
Как только работник получит подотчетную карту или реквизиты для перечисления денег, можно начать работать с этими средствами по поручению организации. Работник должен точно написать отчет о расходовании денег по каждому платежному поручению или использованию подотчетной карты.
Если работник потратил личные деньги на нужды организации, то он имеет право на компенсацию этих расходов. Для этого нужно представить все необходимые документы, подтверждающие факт потраченных средств.
Если работник не предоставит отчет или документы о расходах, возможна блокировка его подотчетной карты или перечисление компенсации минус сумма потраченных личных денег. Это в интересах организации, чтобы работники использовали подотчетные деньги только по назначению и не злоупотребляли этим правом.
Компенсация расходов работников в интересах организации
В соответствии с новыми правилами подотчета, компенсация расходов работников в интересах организации осуществляется по определенным правилам и с учетом различных факторов. Работникам можно выдавать суммы денег подотчетными или на их личные карты.
Если работникам необходимо расходовать определенные суммы денег в рамках своей деятельности, то они должны предоставить подотчетные документы о проведенных расходах. В отчете необходимо четко перечислить все потраченные суммы и предоставить подтверждающие документы в соответствии с установленными правилами.
Подотчетные суммы денег могут быть перечислены на банковскую карту работника или на его личную карту. В случае перечисления на банковскую карту, работник должен предоставить поручение о перечислении денег на указанный счет. При получении денег на личную карту, работник должен предоставить заявление о выплате компенсации.
Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетные лица – это сотрудники организации, которым выплачивают деньги для работы или личных расходов по официальной выдаче предварительно заполненных бланков и перечисления на банковскую карту.
В соответствии с новыми правилами подотчета в 2023 году, расчеты с подотчетными лицами будут регулироваться особыми правилами и установленными порядками. Работникам, выдавшим деньги подотчетным лицам, нужно будет написать заявление о выдаче суммы в поручении или на карту.
Организации обязательно будут рассчитывать с подотчетными лицами, если они потратили деньги на определенные расходы, связанные с работой. Компенсация подотчетным лицам будет производиться по платежному поручению, которое можно будет перечислить на банковскую карту.
Чтобы избежать проблем с расчетами, работникам следует строго соблюдать новые правила. Если подотчетные лица совершают определенные расходы и нуждаются в деньгах, их можно выдать наличными по платежному поручению или на банковскую карту.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новым порядком, это означает, что работникам следует предъявлять чеки и документы, подтверждающие затраты, проведенные подотчетными лицами, чтобы потом подтвердить выдачу суммы. Также необходимо вести учет выдачи денег сотрудниками, которые будут осуществлять выдачу соответствующих денежных сумм.
Расчеты с подотчетными лицами могут производиться как наличными, так и безналичными способами. Однако следует учесть, что в случае выбора безналичного расчета, может возникнуть проблема с блокировкой карты. В этом случае работникам необходимо обратиться в банк с заявлением о разблокировке средств на карте.
Расчеты с подотчетными лицами – важный аспект работы организаций. Важно помнить о новых правилах подотчета, правильно оформлять и перечислять деньги сотрудникам, выдающим деньги подотчетным лицам. Только так можно обеспечить прозрачность и контроль над расчетами в организации.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.