Как правильно написать объяснительную записку начальнику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать объяснительную записку начальнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Хотя в законодательстве нет положений о передаче причинного письма от посредника к руководителю, связаться с ним напрямую очень сложно. На практике обычно официальное письмо вручается одному из высших руководителей агентства, начальнику отдела или заместителю руководителя. Вопрос о дисциплинарном взыскании относится к компетенции отдела кадров.
Объяснительные письма подаются работником своему руководителю и содержат информацию, указывающую на речь работника и его личное отношение к определенным событиям во время работы.
Объяснительные письма могут составлять рядовые сотрудники, руководители и филиалов. Во всех случаях объяснительное письмо направляется либо непосредственному руководителю, либо вышестоящему органу.
Как правило, причинами для написания объяснительного письма являются
- Отсутствие работника на рабочем месте,
- Отсутствие на рабочем месте,
- Нарушение трудовой дисциплины,
- Несчастные случаи на рабочем месте,
- Инцидент,
- Невыполнение работником своих трудовых обязанностей,
- Последствия, например, акционирование
Объяснение может быть подготовлено лицом, совершившим нарушение, или свидетелем. В любом случае, в объяснении должно быть указано, какое отношение автор имеет к данному факту.
Что касается объяснительной записки, то она составляется работником, когда возникает необходимость объяснить событие или инцидент с точки зрения этого работника. Объяснительные записки обычно составляются непосредственным руководителем работника, ответственного за инцидент или нарушение трудовой дисциплины.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.
Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию
Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:
- Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
- Посередине строки: «Объяснительная».
- Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
- После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
- Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
- Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу проступка: образец, шаблон, примеры
Дисциплинарный проступок – неисполнение или недостаточное (ненадлежащее) исполнение трудовых обязанностей без уважительных на это причин. Наказание за совершение проступка предусмотрено в статье 192 ТК РФ:
- замечание
- выговор
- увольнение
Для работников прокуратуры, таможни и госслужащих закон предусматривает более строгие наказания, среди которых лишение званий, понижение в чине, предупреждение о несоответствии и другие.
Но чтобы наказать работника за проступок, работодателю придется доказать:
- неправомерность действий работника
- сам факт совершения работником проступка
- вину работника
Поэтому, при написании объяснительной, работнику нужно обдумать каждое свое слово. В противном случае, работодатель сможет использовать даже самую маленькую «зацепку», чтобы наказать подчиненного за проступок.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Пример объяснительной записки (текст)
Вариант 1
Объяснительная записка
Кому: Генеральному директору ООО “Росток”
От кого: Сидорова И.А., бухгалтер
По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.
Уважаемый Василий Иванович,
Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.
В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.
Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.
Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.
С уважением,
Сидоров И.А.
22 июля 2023 г.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).
Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.
Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва
подполковнику Кондратьеву В.Н.
от Козлова Анатолия Степановича,
1968 г.р., проживающего в г. Москва
пр. Мира 98-70
работающего: ООО «Стокман»,
сборочный цех, сборщик металлоконструкций
раб. тел. *****
сот. тел. *****
Пояснительная
Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.
Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.
После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.
Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.
По состоянию здоровья, (бытовая травма)
Начальнику автоколонны №23
Иванькову Г.Н.
от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы
Объяснительная записка
18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.
Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.
Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.
На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.
20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.
Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате
Коменданту общежития ЕГУПС №1
Серякову А.В.
от студента 2-го курса ф-та ИК
Сорокобаткина Анатолия Станиславовича
Объяснительная записка
Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.
Мы признаем, что запустили за эти дни доверенное нам помещение, но просим принять во внимание что это первый такой случай, и что после сделанных замечаний мы в тот же день частично навели порядок, а на следующий вымыли пол и окна изнутри.
Обещаю, что это больше не повторится, будем следить за порядком более тщательно даже в такие напряженные периоды.
Сорокобаткин А.С. 23.12. 24 г.
Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.
Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.
На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.
В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.
Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.
Происходит это в следующих случаях:
- работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
- при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.
Зачем нужна объяснительная записка?
Под объяснительной запиской понимается документ, поясняющий, по какой причине было совершено работником нарушение дисциплины или рабочего распорядка. Согласно нормам статьи 193 ТК РФ до применения взыскания руководитель должен запросить у подчиненного письменное объяснение.
Внимание! В ходе трудовых взаимоотношений подобные ситуации не редкость. Но стоит учитывать, что оформление объяснительной является добровольным действием (согласно Конституции – статья 27).
Объяснительная записка служит базисом для составления приказа о наложении на сотрудника соответствующего взыскания. Это может быть:
- устное нарекание;
- строгое внушение с занесением в личное дело;
- взимание штрафных санкций;
- лишение очередной премии;
- увольнение с занимаемой должности.
Последний вариант возможен только тогда, когда подобного рода нарушения или ошибки носят систематический характер или сотрудник пребывал под воздействием алкоголя или наркотиков. Нельзя уволить сотрудника, даже явившегося на рабочее место в пьяном виде, если этот факт не зафиксировал медработник и не выдал документальное подтверждение.
Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1
Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.
Командиру войсковой части 65487
Полковнику Сидорову С.С.
От служащего МО РФ, делопроизводителя
Волкова Р.Л.
Объяснительная записка
Об опоздании на работу 16 мая 2014 года
Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.
16 мая 2014 года (подпись) Волков Р.Л.