Аутстаффинг персонала в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутстаффинг персонала в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведение кадрового учета работников и в целом взаимодействие с сотрудниками и государством при вопросах трудоустройства, является одной из тяжелых, но необходимых обязанностей российских работодателей. В то же время, подобный метод взаимодействия во многих случаях может считаться устаревшим и не соответствовать современным реалиям рынка и бизнеса. К тому же, уровень нагрузки на работодателей также может заставлять их искать альтернативные методы получения и привлечения трудовых ресурсов.

Кто несет ответственность за персонал

Поскольку главной причиной внесения поправок в Трудовой кодекс РФ была защита интересов работников, то у принимающей арендованный персонал компании ответственности за него стало больше:

1. С работником необходимо заключить специальное допсоглашение к его основному трудовому договору с указанием всех данных принимающей стороны (такого требования до 2016 года не было).
2. Получать «приемные» сотрудники должны не меньше, чем штатные сотрудники аналогичной должности и квалификации. Несмотря на то, что заработок оплачивает агентство, а не принимающая сторона, размер оклада напрямую влияет на стоимость предоставленного работника, поэтому экономить на зарплате внештатного персонала не получится.
3. Если персонал привлекается на вредные и опасные работы, то взносы также будут больше, а значит, агентство «заложит» эти взносы в стоимость предоставленного работника.
4. Несчастные случаи на производстве расследует фактический работодатель, а не агентство.
5. Ответственность за невыплату зарплаты «арендованным» работникам лежит на обоих работодателях – как на непосредственном, так и на агентстве. По умолчанию зарплату им должен «первичный» работодатель. Но если он по каким-то причинам не может рассчитаться с работниками, они могут потребовать оплату у той компании, в которой непосредственно трудились.

Статус внештатного сотрудника: права и обязанности

Скажу сразу: Трудовой кодекс РФ не предусматривает такой формы найма, как специалист вне штата. Поэтому, если вы заключили с работником трудовой договор, на него распространяются те же права и обязанности, что и на специалистов, приходящих в офис пять дней в неделю.

На практике разница сводится к тому, что его должность не предусмотрена штатным расписанием, или вы ищете специалиста в помощь штатным работникам. Например, у вас два слесаря, но время от времени они не справляются с объемом задач, поэтому вы привлекаете третьего специалиста.

В таких случаях права и обязанности внештатного сотрудника ничем не отличаются от прав и обязанностей других работников вашей компании.

Для чего и зачем выводить рабочих за штат?

Как было сказано выше, при переводе работников за штат их официальным работодателем становится кадровое агентство, а соответственно, оно берет на себя все функции и всю ответственность работодателя за сотрудников.
То есть вывести персонал за штат – это значит избавиться от ответственности и функций работодателя перед госорганами и при этом продолжать легально использовать рабочую силу.

Работодатели могут вывести за штат своих рабочих по многим причинам, например, для того чтобы:

• Избавиться от функций работодателя
• Снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию
• Безопасно и законно использовать иностранную рабочую силу
• Экономить на миграционных процедурах и документах, в случае если работники – иностранцы
• Защититься от проверяющих служб, рисков, штрафов и проверок
• Сократить расходы на персонал
• Оптимизировать налогообложение
• Получить помощь компетентных юристов при проверке госслужб
• Сохранить УСН при трудоустройстве любого количества сотрудников

Другими словами, вывести рабочих из штата – это значит освободить себя от пристального внимания госслужб, ответственности и функций работодателя, а также всевозможных штрафов и кадровых рисков.

Основные недостатки аутстаффинга

Обсуждая аутстаффинг, преимущества и недостатки данной услуги, нельзя забывать о минусах этого инструмента управления кадрами. Прежде всего, следует остановиться на отсутствии необходимости лицензирования компаний-аутстафферов в Украине. Как результат, есть риск столкнуться с недобросовестным подрядчиком. Именно поэтому важно тщательно подойти к выбору провайдера. Кроме того, снижается возможность влиять на работу сотрудников. Хотя персонал и находится под руководством заказчика, на него не распространяются льготы и бонусы штатных сотрудников. Это отрицательно сказывается на мотивации.

Тщательно продумав систему вознаграждений, можно повысить производительность труда, добиться максимальной вовлеченности кадров. Последний недостаток — это необходимость слаженной работы между заказчиком и провайдером. Благодаря грамотной коммуникации можно избежать задержек документопотока, а также своевременно получать указания и рекомендации по поводу работы заемного персонала.

Плюсы и минусы от вывода персонала за штат

Эта эффективная и практичная услуга несет работодателю следующие преимущества:

• Минимизация налоговых и социальных платежей;
• Уменьшение издержек на социальные программы по коллективному договору;
• Сокращение объемов администрирования и делопроизводства;
• Предотвращение штрафов за нарушения, которые возникают из-за ошибок должностных лиц и постоянно меняющихся законов;
• Возможность легально применять труд иностранных работников и заниматься бизнесом, не опасаясь проверок контролирующих органов.

При реализации аутстаффинга могут возникать сложности следующего характера:

• Проблемы с налоговиками, которые могут появиться, например, из-за уменьшения суммы налогов;
• Проблемы с государственной инспекцией труда из-за неправильного предоставления рабочего места, построения рабочего графика и т.д.;
• Оспаривание контракта со стороны сотрудника или компании, в которую требуются работники. Аутстаффингом должны заниматься профессионалы, поскольку в Трудовом кодексе нет положений, четко регулирующих необходимые действия.

Описание работы аутстаффинга

Аутстаффинг по сути — это возможность привлечения к работе в компании сотрудников без оформления их в штат. То есть работодатель на совершенно законных основаниях использует внештатную рабочую силу. Именно такая форма отношений между нанимателем и работником называется аутстаффингом персонала.

С какой целью предприятию может понадобиться услуга аутстаффинга? Это позволяет оптимизировать деятельность компании, потому что:

• отдел кадров освобождается от части нагрузки;
• сокращается объем работ (а значит, и расходов по ним), связанных с оформлением миграционной документации для сотрудников-иностранцев;
• возможность штрафов (и иных рисков) за привлечение к работе иностранцев сводится к нулю;
• меньше средств приходится тратить на зарплаты и налоги.

Аутстаффинг делает процесс вывода персонала за штат предприятия безболезненным и беспроблемным. Для проведения процедуры организация заключает договор с кадровым агентством.

Договор аутстаффинга предполагает своеобразную «аренду» наёмных работников, выведенных из штата. Работники остаются работать на тех же условиях, рабочих местах, не теряют в зарплате – просто меняется работодатель.

Аутстаффинговое агентство занимается тщательным изучением правовых, трудовых, миграционных законов. Специалисты знают все нюансы грамотного оформления договоров с работниками и организацией-клиентом и смогут разрешить любые проблемные вопросы при контакте с фискальными и надзорными организациями. Вопрос законности трудоустройства иностранных граждан для организации перестает быть проблемой.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

• Явочная. Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
• Нормативная. Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
• Среднесписочная. Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
• Фактическая. Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
• Штатная. Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в штатном расписании, без учета сезонных;
• Плановая. Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Для чего и зачем выводить рабочих за штат?

Как было сказано выше, при переводе работников за штат их официальным работодателем становится кадровое агентство, а соответственно, оно берет на себя все функции и всю ответственность работодателя за сотрудников.

То есть вывести персонал за штат – это значит избавиться от ответственности и функций работодателя перед госорганами и при этом продолжать легально использовать рабочую силу.

Работодатели могут вывести за штат своих рабочих по многим причинам, например, для того чтобы:

• Избавиться от функций работодателя
• Снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию
• Безопасно и законно использовать иностранную рабочую силу
• Экономить на миграционных процедурах и документах, в случае если работники – иностранцы
• Защититься от проверяющих служб, рисков, штрафов и проверок
• Сократить расходы на персонал
• Оптимизировать налогообложение
• Получить помощь компетентных юристов при проверке госслужб
• Сохранить УСН при трудоустройстве любого количества сотрудников

Другими словами, вывести рабочих из штата – это значит освободить себя от пристального внимания госслужб, ответственности и функций работодателя, а также всевозможных штрафов и кадровых рисков.

Зачем выводить работников за штат?

Кризисы последних нескольких лет показали уязвимость бизнеса перед резкими изменениями внешних факторов. Дополнительные сложности в адаптации прибавили проблемы с персоналом:

• отсутствие кадров в нужном количестве,

• невозможность привлечь трудовых мигрантов из-за закрытия границ и снижения квот,

• перекладывание социальных обязательств за персонал на бизнес в период национальных локдаунов,

• необходимость в сокращении расходов на штат персонала. Как следствие — сокращение рабочего дня, перевод на частичную занятость и увольнение значительной части коллектива.

Сокращение штата работников — это почти всегда дополнительные расходы организации. Современные кадровые технологии позволяют привлекать персонал только на необходимое работодателю время, сезон, под конкретный проект или для выполнения конкретной услуги. Они помогают бизнесу быть более гибким к внешним изменениям и повысить свою конкурентоспособность.

С каждым годом число кандидатов, готовых работать по временному найму, неуклонно растет. По данным исследования Kelly Services, 38% соискателей готовы рассматривать подобные вакансии. В основном это студенты, предпенсионеры, женщины с маленькими детьми, люди с инвалидностью и другие категории, испытывающие трудности при поиске работы. Однако непростая экономическая ситуация в РФ, осложненная пандемией Covid-19, и массовые сокращения персонала значительно увеличат количество таких соискателей. И как следствие — выбор кандидатов для временного найма, особенно среди рабочих специальностей.

Аутстаффинг по сути — это возможность привлечения к работе в компании сотрудников без оформления их в штат. То есть работодатель на совершенно законных основаниях использует внештатную рабочую силу. Именно такая форма отношений между нанимателем и работником называется аутстаффингом персонала.

С какой целью предприятию может понадобиться услуга аутстаффинга? Это позволяет оптимизировать деятельность компании, потому что:

• отдел кадров освобождается от части нагрузки;
• сокращается объем работ (а значит, и расходов по ним), связанных с оформлением миграционной документации для сотрудников-иностранцев;
• возможность штрафов (и иных рисков) за привлечение к работе иностранцев сводится к нулю;
• меньше средств приходится тратить на зарплаты и налоги.

Компании, предоставляющие услуги аутстаффинга персонала, подбирают для предприятия-заказчика сотрудников, которым поручаются определенные работы (постоянные, на сезон или конкретный проект).

Эти сотрудники состоят в штате именно компании-аутстаффера.

Под аутсорсингом понимается поручение (делегирование) другим исполнителям некоторых функций, не являющихся для предприятия профильными. По большей части это какие-то задачи юридического плана или связанные с кадровыми вопросами, ведением бухгалтерии. Иногда на аутсорсинг передается часть производственных процессов (по изготовлению вторичных или дополнительных продуктов, например) или даже продажи.

Особенности вывода персонала за штат

В работе любого предприятия случаются моменты, когда оно не может позволить себе содержать большой штат сотрудников. У многих компаний есть проблемы с ведением иностранных работников. Процедура вывода работников за штат компании поможет в самых разных случаях. Например:

• Предприятие собирается работать с иностранными гражданами, но боится нарушить закон при их трудоустройстве. При отсутствии грамотных юристов ошибки вполне вероятны.
• Компания уже работает с иностранцами и обнаружила у себя ошибки, связанные с оформлением их на работу. Руководство ищет пути, чтобы избежать последствий неграмотных действий.
• Компания ищет возможность работать по упрощенной системе налогообложения, но при этом не хочет прибегать к сокращению штата.
• Предприятие нуждается в уменьшении налоговых затрат, нагрузки на бухгалтеров, кадровиков и т.д.

Эта эффективная и практичная услуга несет работодателю следующие преимущества:

• Минимизация налоговых и социальных платежей;
• Уменьшение издержек на социальные программы по коллективному договору;
• Сокращение объемов администрирования и делопроизводства;
• Предотвращение штрафов за нарушения, которые возникают из-за ошибок должностных лиц и постоянно меняющихся законов;
• Возможность легально применять труд иностранных работников и заниматься бизнесом, не опасаясь проверок контролирующих органов.

При реализации аутстаффинга могут возникать сложности следующего характера:

• Проблемы с налоговиками, которые могут появиться, например, из-за уменьшения суммы налогов;
• Проблемы с государственной инспекцией труда из-за неправильного предоставления рабочего места, построения рабочего графика и т.д.;
• Оспаривание контракта со стороны сотрудника или компании, в которую требуются работники. Аутстаффингом должны заниматься профессионалы, поскольку в Трудовом кодексе нет положений, четко регулирующих необходимые действия.

Механизм вывода работника за штат несложен. Он состоит из следующих этапов:

• Заключение с аутстаффинговой компанией контракта на предоставление персонала;
• Проведение проверки документов сотрудников, предоставление помощи в приобретении недостающих документов;
• Передача документов компании-заказчику. Вся ответственность за учет кадров возлагается на компанию-аутстаффер. Передача документов обычно проводится в электронном виде, иногда с помощью курьера за счет организации-аутстаффера.

Рекомендуем прочитать:

Что такое штат персонала

Оптимизация затрат на персонал

• 1. Легальный способ снизить налоги
• 2. Экономия на кадровом делопроизводстве, рекрутинге, бухгалтерии
• 3. Расширение организации в короткие сроки
• 4. Аутстаффинг работников даёт возможность вести коммерческую деятельность из другой страны
• 5. Возможность нанять сотрудников, даже если у вас нет юрлица
• 6. Повышение инвестиционной привлекательности компании

Распространение перевода сотрудников за штат

Рассматривая вывод работников за штат, не связанный с ликвидацией, реорганизацией либо созданием нового юридического лица, в ключе аутстаффинга персонала, то эта услуга, как в России, так и за рубежом становится всё более распространенной с каждым годом.

Существует множество причин, по которым осуществляется вывод сотрудников за штат организации и оформление его в штат компании-аутстаффера:

1) Желание обезопасить свою организацию от всевозможных нарушений и ошибок, влекущих за собой штрафные и иные санкции, а также судебные издержки.

2) Реальная экономия на расходах, связанных с бухгалтерской и кадровой отчетностью, и зарплатных налогах.

3) Компания-аутстаффер, как правило, дает очень ценные советы и консультации своим клиентам совершенно бесплатно, обладая актуальной информацией о постоянных изменениях в законодательстве и иных вопросах.

4) Принимая на работу иностранных граждан, аутстаффинг — это единственный способ не допускать нарушений в миграционном законодательстве.

5) Отсутствие проверок со стороны зарплатных комиссий, миграционной, налоговой и др. служб. Даже если в организации идеальный порядок, время и нервы, потраченные на проверки, в результате которых все равно почти со стопроцентной гарантией будут найдены недочеты, — очень неприятный опыт, прежде всего для руководителей.

Этапы сотрудничества по аутстаффингу

Заключение договора между Клиентом и Аутстаффером «Территория»

Сбор, обработка входящей документации на персонал + миграционный анализ (работа с иностранными гражданами)

Переоформление трудовых отношений с работниками по ТК РФ и условиям работы, утвержденными Клиентом.

Простыми словами «аутстаффинг» — выведение работников за основной штат. Исполнитель по договору — аккредитованная компания, подбирающая и предоставляющая сотрудников. Заказчик — лицо (юридическое или физическое), которому они нужны.

Схема предполагает не фактическую передачу в аренду. Условную — ключевое понятие, потому что исполнитель оказывает услугу. Предмет соглашения — не человек с конкретной профессией (слесарь, грузчик, продавец), а содействие.

Юридические лица, ИП заказывают «лизинг»:

• для исполнения функций тех, кто временно отсутствует на предприятии. За ними сохраняются места;
• для проведения срочных работ, связанных с расширением производства или объемов. Договор заключается на срок не более девяти месяцев;
• физическое лицо заказывает услугу для личных целей в форме помощи при ведении домашнего хозяйства.

Сотрудничество между заказчиком и исполнителем — оптимизация штатной численности, сокращение расходов на зарплату, страховые взносы, налоги. Схема экономит временные, материальные (прямые и косвенные) затраты бухгалтерской, кадровой служб. Не приходится искать новых людей, оформлять документы и отчитываться перед фондами.

Преимущества, недостатки и риски аутстаффинга персонала

Плюсы аутстаффинга:

1. Компания легко может получить квалифицированного специалиста с профильным опытом и стажем.

2. Сокращаются издержки на зарплату, страховые взносы.

3. Снижаются расходы на специальную оценку условий труда: поскольку рабочая единица отсутствует в штате, то и оценивать её рабочее место нет необходимости.

4. Компании не приходится решать вопросы, касающиеся пособий, соцпакета и прочих гарантий персоналу.

5. Нагрузка на отдел кадров снижается.

6. Не приходится включать в штатное расписание дополнительные рабочие единицы.

7. При этом работники постоянно трудятся на своих рабочих местах и выполняют свои функции.

8. Компания выводит часть сотрудников за штат, сохраняя право оставаться субъектом малого предпринимательства и работать по УСН.

Минусы аутстаффинга:

1. У агентств нет права применять упрощённые системы налогообложения — ЕНВД, УСН или патент.

2. Некоторые категории персонала (такие, как лица без гражданства, беженцы, иностранные граждане) сложно оформлять.

3. Наёмники теряют часть льгот, которые им были бы положены в рамках трудоустройства на постоянной основе.

4. Поскольку фирмы-заказчики часто меняются, меняются и места работы сотрудников.

5. Процедура найма работников никак не контролируется. Поскольку кадровым учётом занимается компания-аутстаффер, заказчик не может самостоятельно отбирать для себя кандидатов, проводить собеседования с ними.

Аутстаффинг линейного и прочего персонала сопряжён с рисками:

1. Можно нарваться на подрядчика, не имеющего лицензии на аутстаффинговые услуги и соответствующей аккредитации.

2. Аутстаффинговое агентство не заключает трудовые договоры с персоналом, чтобы таким образом уйти от налогов. Это опасно для работников, если фирма-исполнитель окажется недобросовестной.

3. Если при оформлении трудовых отношений были допущены ошибки, договор между компанией-заказчиком и исполнителем на наём персонала может оказаться недействительным.

4. Неграмотно составленное соглашение на услуги аутстаффинга персонала приведёт к такому же исходу — недействительности отношений сторон.

Случаи, в которых прибегают к аутстаффингу персонала

Кадровый аутстаффинг приходит на помощь, когда работодателю нужно официально трудоустроить работников (чтобы они могли на законных основаниях трудиться на территории компании), однако не включать их при этом в штат, поскольку это невозможно или нежелательно.

Предоставление персонала в рамках аутстаффинга применяется, если:

• Работодатель хочет сэкономить на зарплате и сопутствующих налогах и отчислениях.

• Работодатель не хочет тратить время и финансы на обслуживание персонала и учёт кадров, стремится упростить делопроизводство и бухучёт, уменьшить риск ошибок в области налогов и трудовых отношений.

• Работодателю удобно пользоваться дешёвой иностранной рабочей силой и нанимать мигрантов, но он не готов тратиться на штатного кадровика и бухгалтера, самостоятельно оформлять рабочим все миграционные документы.

• Нужно увеличить число сотрудников без потери УСН.

• Работодатель не хочет брать в штат временных работников и тех, кто ещё не прошёл испытательный срок.

• Работодателю нужен специалист из другого региона, однако он не планирует создавать там представительство или филиал компании.

Похожие записи:

• Пособия для беременных и родителей в 2023 году: полный список новых выплат
• Отдельные платёжные поручения по налогам в 2023 году: ответ ФНС
• Таблица соответствия КВР и КОСГУ для бюджетных учреждений на 2023 год