Как грамотно составить штатное расписание

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно составить штатное расписание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Сроки хранения штатного расписания

Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.

Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.

Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Как заполнять штатное расписание

Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:

• наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;

• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;

• номер нормативного документа и число его составления;

• число начала действия документа — может отличаться от даты составления;

• номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;

• количество служащих на каждой должности.

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

• ТК РФ в статье 15;
• ТК РФ в статье 57;
• Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

• Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
• Данные о структуре компании, если она имеется;
• Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
• Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
• Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
• Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника.

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка — Кадровый учет.

Флаг Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.

Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:

• флаг Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

• флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

• флаг Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;

• флаг Используется вилка окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания. С точки зрения трудового законодательства данный флаг достаточно спорный – разброс по оплате одной и той же позиции;

• флаг В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности Токарь 6 разряда, Токарь 5 разряда, а только одну — Токарь и уточнить разряды при описании позиций;

• способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

• флаг Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

Можно ли изменить штатное расписание?

Работодатель вправе, исходя из конкретной финансово-экономической деятельности, менять штатное расписание. В трудовом законодательстве нет ограничений на количество правок штатного расписания. Поэтому работодатель может действовать как главный герой повести– «я тебя породил, я тебя и убью». То есть сначала ввести необходимую должность, а потом ее сократить.

Чаще всего, изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует работникам зарплату и, соответственно, меняются оклады.

В некоторых случаях работодатель вынужден уменьшать размер заработной платы. Тогда после выполнения всех необходимых процедур – уведомление работника за 2 месяца, получение согласия, подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, нужно изменить и штатное расписание.

Менять штатное расписание можно двумя способами: переутверждать новое расписание либо приказом вносить изменение в первоначально утвержденное расписание.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

1. Перезаключить трудовые договоры.
2. Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
3. Пересчитать оклады.
4. Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Штат отдела по разработке и поддержке сайта

 Должность 

 Обязанности 

 Зарплата,
 руб/мес.

 Специалист по 
 интернет-рекламе 

Планирование, разработка, анализ 
эффективности рекламных кампаний 

 14 000

 Редактор 

Подготовка материалов для 
публикаций, верстка страниц 

 7 000

 Программист 

Программирование и поддержка 
сайта, верстка страниц 

 11 200

 Дизайнер 

Изготовление баннеров, верстка 
страниц 

 11 200

 Верстальщик 

Верстка страниц 

 7 000

 Итого: пять штатных единиц 

 50 400

Это и есть пример не организующей структуры отдела, а оргструктуры для «раздувания» штата. Здесь в обязанности четырех из пяти человек входит верстка страниц. Это избыточно, и если сверстанных страниц вовремя не окажется — концов не найти: никто персонально не отвечает за результат, но все «работают». Каждый ответит, что он делал что-то другое (планировал, программировал и т.д.). Даже верстальщик может быть искренне убежден, что это должны были сделать остальные трое (программист, дизайнер, редактор). К тому же в предложенном штатном расписании нет руководителя всего проекта.

Шаги по разработке оргструктуры

Резюмируем сказанное. На этапе разработки организующей структуры необходимо сделать следующие шаги.

Во-первых, исходя из уточненной миссии и целей организации определить конечные продукты учреждения. Это может быть быстро и квалифицированно рассмотренная проектно-сметная документация (для государственных экспертиз), выздоровевшие больные (для больниц и поликлиник), сформированная культурная среда на конкретной территории (для театров и филармоний) и т.п.

Во-вторых, определить промежуточные продукты. Например, чтобы сформировать в городе музыкальную среду, филармонии нужно создавать и показывать концерты и иные программы.

В-третьих, провести аудит существующей оргструктуры на обоснованность и необходимость имеющихся в ней структурных подразделений. Для этого под каждым «квадратом», обозначающим структурное подразделение, следует написать его конечный продукт (создание и показ концертных программ, выездных программ для детей и т.п.). Если для какого-либо «квадрата» невозможно определить реальный конечный продукт подразделения (продукт, полезный организации), необходимо безжалостно вычеркнуть этот «квадрат». Данное подразделение вашему учреждению не нужно.

Причем это надо сделать вне зависимости от причин, по которым не получилось обозначить для подразделения его конечный продукт, необходимый организации. Таких причин может быть две. Первая — пользы от этого подразделения нет. Тогда оно, безусловно, подлежит ликвидации. Вторая причина: вероятно, это полезное подразделение, но управленец не смог догадаться, в чем именно эта польза. Значит, оно все равно должно быть ликвидировано. Если подразделение действительно необходимо, руководитель учреждения на себе ощутит, чего не хватает в оргструктуре. Потому что не произведенный отсутствующим подразделением конечный продукт придется делать ему самому. Например, если в структуре организации поначалу отсутствует подразделение, отвечающее за подготовку сметной документации на ремонтно-строительные работы и взаимодействие с подрядчиками, это придется выполнять директору, иначе ни один ремонт не сможет быть начат. И необходимое подразделение появится позднее.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

• Определение необходимости ввода единицы в штат.
• Оформление новой должностной инструкции.
• Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Надо ли ежегодно обновлять документ?

Сколько раз в год составляется штатное расписание? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос. Однако, учитывая, что это документ является нормативным актом предприятия, который ведет четкий учета числа подчиненных, практики рекомендуют его обновлять ежегодно. Для этого его нужно согласовать с необходимыми должностными лицами на предприятии и переутвердить его.

Если данный акт был изменен в течение года неоднократно, и данные изменения носили масштабный характер, то его возобновление на следующий год обязательно.

При переутверждении в новом году рекомендуется нумерацию возобновлять. Новому документу присваивается номер «1» и год утверждения.

Далее, в течение года нумерация сквозная. Однако, это не обязанность. Если документу будет присвоен номер, следующий за номером в прошлом году, это не будет являться нарушением.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Похожие записи:

• Что нужно учесть при сдаче НДФЛ в 2023 году
• Новые выплаты многодетным семьям в 2023 году от 200 тыс. до 1 млн. рублей
• Что изменится для многодетных в 2023 году