Что такое срок хранения и чем отличается от срока годности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое срок хранения и чем отличается от срока годности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На прилавках магазинов частенько можно встретить товар с истекшим сроком хранения. Но не стоит сразу жаловаться директору или товароведу-эксперту. Это не означает, что магазин торгует опасными для здоровья товарами. Истекший срок хранения обозначает, что производитель такого товара более не гарантирует сохранности его свойств.
Примеры сроков хранения и сроков годности.
Приведем маленькие примеры отличия срока годности и срока хранения.
Первый пример. После истечения срок хранения мёда, он может стать более темным, вязким или просто засахарится. Но от этого его полезные качества ни куда не исчезают и мёд остаётся пригодным к употреблению. А вот если истечет срок годности этого продукта, то употребление его в пищу будет уже небезопасным.
Второй пример. Настоящее молоко имеет срок хранения 5 суток при температуре не выше +6°С. Отсюда следует, что вкус напитка в течение этого времени аналогичен тому, которым обладает свежий продукт. Если в тех же температурных условиях (+6°С) молоко пролежало 12 суток, никто не даст гарантию, что его вкусовые качества сохранились. Но если даже продукт начал прокисать или скис полностью, его еще можно использовать, например, испечь оладьи. Следовательно, срок годности молока составляет не менее 12 суток. Это нельзя отнести к молоку стерилизованному, которое могут иметь срок годности до 3-5 месяцев из-за термической обработки.
Срок хранения отдельных продуктов может исчисляться годами. Но срок годности, в любом случае, начинается с момента производства продукции.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Статегический взгляд на новый Перечень
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным (типовым) функциям управления, общим для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, а также для индивидуальных предпринимателей. С целью разъяснения порядка применения нового Перечня была разработана Инструкция по его применению4 в качестве сопутствующего самостоятельного нормативного правового акта.
Потребителю полезно знать, что существуют сроки:
- Годности – временной интервал, по прошествии которого продукцию нельзя использовать по прямому назначению.
- Хранения – время, на протяжении которого товарная единица сохраняет все свои первоначальные характеристики и свойства. Производитель гарантирует сохранность своей продукции лишь в том случае, если полностью были соблюдены условия хранения.
- Реализации — дата, до которой продавец может продать потребителю товар.
- Предельный – максимально возможный временной период, на протяжении которого гарантируется безопасность и доброкачественность продукта. Данная величина относится, в первую очередь, к скоропортящейся продукции.
- Эксплуатации – время, на протяжении которого можно использовать непродовольственные товары без значительной утраты потребительских характеристик. В качестве примера часто приводится мебель. Если она находится на складе, в магазине, дома или в офисе в разобранном состоянии, то к ней применимо понятие «срок хранения». Когда же мебельная продукция собрана, установлена и используется по прямому назначению, то здесь уже уместно упомянуть термин «срок эксплуатации», на протяжении которого изделие не утрачивает своих функций, но постепенно изнашивается и теряет первоначальные свойства.
- Службы – величина, измеряющаяся не только в днях, месяцах или годах, но и в других единицах (километрах, циклах срабатываний и пр.). Изготовитель даёт своего рода гарантию, что приобретённое изделие будет исправно функционировать на всём протяжении срока службы, но только в случае соблюдения правил эксплуатации.
- Гарантийный – величина, которая может измеряться во временных единицах, километраже и пр. Примечательно: срок службы изделия определяет производитель, а гарантию может предоставлять либо производитель, либо продавец. В течение гарантийного срока эксплуатации продавец (изготовитель) обязан на безвозмездной основе устранить дефекты изделия.
Реализация товаров направлена на получение прибыли, которая облагается налогом. Снизить такие выплаты можно, в том числе, и за счет просроченных товаров. Организации, помимо внутренней проверки, необходимо провести экспертизу.
В этом случае можно будет уменьшить налог на прибыль. Такое правило касается и НДС. Если компания подтвердит документально обоснованность уничтожения просроченной продукции, то она сможет рассчитывать на вычет.
Из других публикаций наших экспертов вы узнаете о том, как магазины используют просроченные продукты и можно ли их употреблять в пищу, какая ответственность грозит продавцам за реализацию негодной продукции, а также что делать, если вы обнаружили или купили товар с истекшим сроком годности.
Списание изделий с истекшим сроком годности позволяет снизить затраты организации по налогам. Но это будет возможно только в случае оформления процедуры надлежащим образом. Организация должна руководствоваться не только локальными нормативными актами, но и действующим законодательством.
Что такое срок хранения?
Сроком хранения продуктов называется период с момента изготовления до употребления или использования. Так, например, если срок годности продукта составляет два месяца, а вы купили его в магазине и увидели, что он был произведен две недели назад, это означает, что срок его хранения составил две недели, а до окончания срока годности, соответственно, 1,5 месяца. Срок хранения не должен превышать срок годности.
Все те продукты, что могут храниться дольше месяца, считаются продуктами длительного хранения, но сроки их хранения могут быть разными и зависеть в том числе от условий хранения. Например, если сухофрукты лежат в темном, сухом и проветриваемом месте, то они могут сохранить свои свойства до года, а мука, соль, чай, сахар и некоторые виды консервов — и два года, если упаковка не была вскрыта. При несоблюдении условий хранения продукты могут испортиться быстрее.
Общие понятия срок хранения и срок годности
Время, в течение которого продукция сохраняет исходное качество и возможность использования ее по назначению, называется сроком ее годности. Когда он истекает, употребление продукта или лекарства не будет эффективным или полезным. А может и того хуже, станет небезопасным и нанесет ущерб здоровью потребителя. Если в точке продажи к этому времени продукция не будет реализована, ее должны изъять как просрочку.
На упаковке (этикетке) товара дата истечения его исходного качества указывается как набор цифр в последовательности число, месяц, год. Это конечный срок использования продукции. Если же производителем установлено время, по истечении которого продукт или препарат использовать нельзя, оно указывается в месяцах или годах со дня выпуска. К примеру, 6 месяцев.
Существует перечень товаров с обязательным указанием срока годности согласно Постановлению Правительства РФ от 16. 06. 97 г. Это продукция, использовать (употреблять) которую после его истечения нельзя. Она представляет опасность здоровью потребителей и негативно воздействует на окружающую среду. В этом списке присутствуют упакованная пища, лекарства, химреактивы, вещества для промышленного или бытового использования. Также в этом перечне указаны виды продукции, в составе которой есть вещества, меняющие свойства при взаимодействии с внешней средой. Это элементы питания, пиротехнические средства, огнетушители и т. д.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.