Как правильно заверить копию трудовой книжки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить копию трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| Субъект | Сумма (руб.) |
|---|---|
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Где могут потребовать трудовую книжку
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян.
Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Зачем требуется копия трудовой банкам
Обычно трудовая нужна при обращении к банку за кредитом. Как правило, наличие у вас этого документа обязательно, а отсутствие такового способно стать причиной отказа в оказании услуги.
Документ понадобится банку для таких целей:
- определения главного источника дохода обратившегося;
- установления его платежеспособности – сколь велика вероятность возвращения средств при их выдаче;
- если по какой-либо причине человек не захочет вернуть средства, взятые в долг у банковского учреждения, чтобы выполнить процедуру взыскания по его месту работы.
К тому же трудовая книжка – одно из доказательств достоверности всех сведений, предоставленных банку. Однако, прежде всего, она нужна для подтверждения платежеспособности клиента.
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда
Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время.
Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия: Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.
Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.
Еще почитать: Сколько времени занимает замена прав через госуслуги
Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.
Где заверить копию трудовой книжки безработному
Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки. В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?
Обратите внимание => Кто имеет право на субсидии и льготы в тольятти
Для чего нужна копия трудовой
Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения. Особенности обращения к нотариусу Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу. Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.
Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.
Куда нужна трудовая книжка кроме работы
Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье). Для загранпаспорта Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя. Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:
- ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
- на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).
Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.
Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.
Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.
Сразу скажем, что трудовая может понадобиться далеко не всегда. Но во многих случаях все-таки требуют данную бумагу. По сути, ТК является вторым по степени важности документом для человека после его паспорта. Ее утеря приводит к негативным последствиям, а восстановить все записи в ней довольно сложно, особенно если ее владелец сменил несколько мест работы.
Заранее сделать ксерокопию трудовой – вряд ли разумное решение, потому что такая бумага имеет ограниченный срок годности.
Вот ситуации, когда чаще всего просят показать такую копию:
- Оформление визы, чтобы посетить другую страну.
- Получение загранпаспорта.
- Предоставление в ПФР сведений о месте работы и общем трудовом стаже.
- Когда нужно восстановить свою трудовую.
- При создании своего резюме и его предъявлении работодателю.
- Чтобы получить денежные займы в кредитных организациях.
Во всех этих случаях необходима копия трудовой и без нее не обойтись.
Чаще всего с таким документом человек идет в банковское учреждение за получением кредитов. А банку необходимы о своем новом заемщике такие сведения, как стаж работы, компания, где он трудится, уровень заработной платы и наличие официального трудоустройства. На основе такой информации банк и решает, выдавать своему клиенту деньги или же отказать ему.
Организации по социальной защите граждан тоже часто просят трудовую, когда гражданин приходит к ним за получением пособий. Просят такой документ и в суде. В общем, случаев, когда берут копию ТК, довольно много, и все их перечислить невозможно. Мы отметили только самые популярные.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Верно
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.