Как правильно оплатить командировку сотруднику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Освобождены от обложения страховыми взносами суточные и безотчетные суммы
Нормы, аналогичные приведенным выше, применяются и при исчислении страховых взносов на ОПС, ОМС и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. То есть суточные, а также безотчетные суммы, выплачиваемые при направлении в командировку на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, облагаются страховыми взносами в том же порядке и в тех же размерах, что и НДФЛ (ст. 422 НК РФ, пп. «б» п. 37 ст. 2 Федерального закона № 443-ФЗ). Поправки также распространяются на правоотношения, возникшие с 01.01.2022 (п. 7 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ).
Теперь что касается взносов на страхование от несчастных случаев. Выплачиваемые за дни командировки суточные и раньше были освобождены от обложения страховыми взносами в полном размере (то есть лимит 700 (2 500) руб. не применялся) (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ)).
С 01.01.2022 освобождены от обложения взносами на страхование от несчастных случаев еще и безотчетные суммы, право на выплаты которых установлено актом Президента РФ и (или) актом Правительства РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 2 ст. 3, п. 7 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ).
Суточные: налоговый учет
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ
Нужно ли уведомлять ИФНС об исчисленной сумме НДФЛ
При составлении уведомления об исчисленных суммах налогов для последующей подачи в ИФНС нужно указывать исчисленную сумму НДФЛ. Причем, даже тогда, когда представляется 6-НДФЛ. Это важно, поскольку отчетность по данному налогу поступит в налоговую только по завершении квартала. Между тем сотрудники ИФНС должны доподлинно точно знать, что налогоплательщик перечислил на ЕНС деньги именно для НДФЛ.
Напомним: подача такого уведомления (КНД 1110355) – обязанность каждого налогоплательщика. При помощи его ИФНС определяет, куда, какие суммы нужно распределять, как их списывать с ЕНС. Достаточно оформить одно такое уведомление и включить в него суммы всех налогов (в т. ч. по НДФЛ), взносов, сборов, которые требуется заплатить в один общий срок до 28 числа.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Что такое командировка
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
На период командировки работнику выплачивают средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (п. 2 Положения “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
ФНС России отметила, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения налогом на доходы физических лиц.
ПРИМЕР 1. РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ЗА ПЕРИОД КОМАНДИРОВКИ
Сотрудник Петров С. В. с 12 по 18 октября 2021 года включительно находился в служебной командировке на территории России. На период командировки выпало пять рабочих дней.В компании установлена пятидневная рабочая неделя. Расчетный период отработан полностью. Оклад Петрова – 30 000 руб. Других выплат не было. Доплаты за время командировки в компании не установлены. В выходные дни во время командировки Петров не работал.Расчетный период – с 1 октября 2017 года по 30 сентября 2021 года.По календарю пятидневной рабочей неделю на расчетный период приходится 246 рабочих дней.На время командировки Петрову начислено 7317,07 руб. (30 000 руб. × 12 мес. : 246 дн. × 5 дн.).Выходные дни, приходящиеся на период командировки, не оплачиваются. За эти дни работнику были выплачены суточные.
Законодательное регулирование
| Постановление Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 | Об отмене нормы суточных в размере 100 рублей |
| п. 3 ст. 217 НК РФ | О том, что командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу по НДФЛ |
| ст. 210 НК РФ | Об удержании НДФЛ с компенсация по оплате проживания и проезда в командировке, если суммы расходов не были подтверждены документально |
| Письмо Минфина РФ от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 | Об удержании НДФЛ со стоимости завтраков, включенных в счет за проживание в отеле |
| Письмо Минфина № 03-03-06/1/30978 | О возможности учета при исчислении налога на прибыль расходов компании на командировку дистанционного сотрудника |
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
См. также: «[НДФЛ]: Нюансы уплаты при загранкомандировках».
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
- при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
- нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации.
Общий порядок обложения НДФЛ командировочных расходов
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
В силу ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Трудовым кодексом установлены случаи возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание:
- при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ);
- при возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ);
- при осуществлении работы вахтовым методом (ст. 297 ТК РФ).
В указанных случаях суммы возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание освобождаются от обложения НДФЛ.
При возмещении работодателем работнику обозначенных расходов в иных случаях, не установленных Трудовым кодексом, данные суммы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина России от 26.09.2014 N 03-04-06/48396).
Положениями ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- расходы на наем жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ
Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.
- Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
- Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
- Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
- Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
- Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
- Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
- Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.
Нужны подтверждающие документы
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
НДФЛ с суточных в 2021 году
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Нужны подтверждающие документы
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
НДФЛ с суточных в 2020 году
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для этого рассчитайте:
- сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
- сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (13% – для резидентов или 30% – для нерезидентов (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Срок уплаты НДФЛ с суточных – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
См. также: «[НДФЛ]: Нюансы уплаты при загранкомандировках».
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
- при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
- нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации.
Налогообложение НДФЛ командировочных 2020
Важно обратить внимание на базовые правила, предусмотренные НК РФ:
- Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ.
- Законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
- Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме.
- При наличии подтверждающих документов не облагается НДФЛ возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения.
Также в 2021 году не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
- на услуги связи;
- на оформление заграничного паспорта;
- на получение визы;
- на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).