Ошибки в кассовых чеках: как их можно исправить и избежать штрафа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в кассовых чеках: как их можно исправить и избежать штрафа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все действия по оформлению чеков возврата или коррекции проводят только при условии, что не была использована онлайн-касса. Соблюдение этого правила предотвратит возможный штраф со стороны налоговых служб за неприменение при расчётных операциях ККТ.

Кому необходима онлайн-касса и ОФД

На сегодня наличие подобной кассы ОФД, контролирующей в удалённом режиме объём выручки и полноту уплаты налогов, необходимо всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Исключением остаются следующие категории:

ИП, занимающиеся продажей театральных билетов и абонементов;

ИП, сдающие в аренду жилую недвижимость в многоквартирных домах;

ИП и юрлица, реализующие бахилы;

организации сферы образования;

организации сферы физкультуры и спорта;

организации сферы культуры и досуга;

ТСЖ и жилищные кооперативы для приёма оплаты за услуги ЖКХ и иные в рамках уставной деятельности.

Перечень самых распространенных ошибок, которые нужно исправлять чеком коррекции

Чаще всего предприниматели нарушают законодательство в сфере применения кассовой техники по незнанию. Зачастую бизнесмены оказываются не в курсе последних нововведений и законодательных изменений. Так, многие из них до сих пор не знают, что в онлайн-кассе должны отражаться все безналичные платежи от физических лиц. Ведь эта норма была введена сравнительно недавно.

Налоговики активно пользуются тем, что незнание закона не освобождает от ответственности, и нещадно штрафуют проштрафившихся предпринимателей. Поэтому во всех случаях нарушений, даже если юрлицо просто не знало, что нужно создать чек, следует запастись чеками коррекции, исправляющими эти ошибки. Это позволит предпринимателю в будущем избежать ответственности за недостачу или избыток средств.

Ошибки на кассе случаются и это не повод паниковать. Налоговая не наказывает за них, если быстро ее обнаружить и действовать правильно. В случаях, когда ошибка замечена еще до пробития чека, его необходимо аннулировать.

Аннулирование чека — это отмена кассовой операции до того, когда чек был закрыт и напечатан. Аннулирование может быть из-за ошибки кассира или при отказе покупателя от товара во время проведения расчета.

Если ошибка замечена уже после того, как чек напечатан, то отменить его уже нельзя. Для отмены неправильного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата.

Какие ошибки встречаются чаще всего:

• сумма в чеке указана неверно;
• ошибка в способе расчета (наличный или безналичный);
• из-за технического сбоя чек не дошел до ФНС;
• несовпадение даты формирования чека и даты поступления денег продавцу.

Избежать штрафа можно в том случае, если:

• самостоятельно исправить ошибку до того, как ее заметили налоговые органы;
• после исправления добровольно предоставить в ФНС сведения о причинах возникновения ошибки и документы.

Перед тем, как исправлять ошибку, необходимо выяснить, с каким форматом фискальных данных работает онлайн-касса. В ФФД 1.05, чтобы исправить ошибочный чек, необходимо сформировать чек возврата, а в ФФД 1.1 и 1.2 для исправления чека нужно использовать чек коррекции. Если был произведен расчет без пробития чека на кассе, то ФФД не имеет значения, и в обоих случаях формируется чек коррекции.

Узнать, по какому формату фискальных данных касса формирует документы, можно следующими способами:

• сформировать отчет об открытии смены (в отчете может быть сразу указан ФФД или только цифровое обозначение. Так, если в поле ФФД ККТ указана цифра 2, то ФФД 1.05, если цифра 3 — ФФД 1.1, цифра 4 — формат 1.2);
• зайти в личный кабинет ОФД и перейти на вкладку со списком касс.

Различия чека коррекции и чека возврата

Чек возврата пробивается, когда клиент хочет вернуть товар. Также, если кассир ошибся и пробил сумму больше, чем та, на которую скупился клиент, и это заметили сразу. Для чека коррекции и чека возврата, оформляются разные документы.

Как выбить чек коррекции

Если в работе используется автономная контрольно-кассовая техника, все необходимые действия осуществляются через основное меню. Алгоритм предусматривает следующие последовательные стадии:

1. Выберите раздел «Возврат» по приходу или расходу, исходя из специфики задачи.
2. Проведите возвратную операцию через ОФД, указав те же данные, что и в неверно оформленном фискальном документе.
3. Оформите приходный или расходный ордер, внеся в него правильные реквизиты.
4. Составьте служебную записку или акт о корректировке кассового чека, указав номенклатуру, стоимость позиций и общую сумму.
5. Передайте готовую документацию в налоговое ведомство по месту регистрации.

Исправление чека коррекции

Иногда при оформлении корректировочного чека операторы допускают ошибку. В этом случае исправляют уже сам корректировочный документ. При ФФД 1.1 или 1.2 эту операцию проводят в два этапа:

1. Сначала аннулируют корректировочный чек с ошибкой. Порядок действий тот же, что и при оформлении чека корректировки к обычному фискальному документу. То есть, меняется только признак расчета на противоположный (Приход – Возврат прихода, Расход – Возврат расхода), а все остальные реквизиты из ошибочного чека коррекции остаются неизменными.

2. Пробивают повторный чек коррекции, но уже с правильными реквизитами.

Чек коррекции и исправление ошибок в кассовом чеке

Кассовый чек коррекции оформляется, если (п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• расчет произведен без применения онлайн-кассы
• онлайн-касса применена с нарушением, например, допущена ошибка в кассовом чеке

Каких-либо временных рамок для оформления кассового чека коррекции не установлено. Значит, пробить его можно в любой день после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Использовать для этого разрешается любую онлайн-кассу пользователя, а не только ту, которая не применялась при расчете или с применением которой совершен некорректный расчет (письма ФНС России от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@, от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).

В кассовом чеке коррекции (как при корректировке расчетов, произведенных без ККТ, так и при исправлении ошибки) каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться отдельной строкой. Указать в чеке коррекции только общую сумму корректируемых расчетов недостаточно, так как это не позволяет идентифицировать конкретный расчет (письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).

Кассовый чек коррекции имеет реквизиты, значение и обязательность которых зависит от версии ФФД (Таблицы 27, 65, 120 Приложения № 2 к приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@). Это:

• признак расчета (тег 1054). Реквизит обязателен для всех версий ФФД. В ФФД 1.05 реквизит может принимать значения 1 («приход») или 3 («расход») (п. 13 примечания к Таблице 27, Таблица 28 Приложения № 2 к приказу № 662). В ФФД 1.1 и 1.2 реквизит может принимать значения 1 («приход»), 2 («возврат прихода»), 3 («расход»), 4 («возврат расхода») (п. 23 примечания к Таблице 65, Таблица 66, п. 23 примечания к Таблице 120, Таблица 121 Приложения № 2 к приказу № 662)
• тип коррекции (тег 1173). Независимо от версии ФФД, реквизит может принимать одно из значений – «0» (самостоятельная операция) или «1» (операция по предписанию налогового органа об устранении выявленного нарушения) (п. 16 примечания к Таблице 27, п. 20 примечания к Таблице 65, п. 17 примечания к Таблице 120 Приложения № 2 к приказу № 662). Во всех версиях ФФД реквизит не является обязательным, но рекомендуется ФНС России (Таблицы 27, 65, 120 Приложения № 2 к приказу № 662, письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@)
• основание для коррекции (тег 1174). Реквизит обязателен для всех версий ФФД и включает:
• «дату совершения корректируемого расчета» (тег 1178) – в ФФД 1.1, 1.2 указывается дата расчета, в отношении которого формируется чек коррекции (в ФФД 1.05 – дата документа, являющегося основанием для коррекции). При этом дата не может быть позже даты формирования кассового чека коррекции. В случае отсутствия достоверных сведений о дате совершения корректируемого расчета указывается дата из расчетного периода, в котором осуществлен корректируемый расчет (Таблицы 29, 67, 122 Приложения № 2 к приказу № 662)
• «номер предписания налогового органа» (тег 1179) – в ФФД 1.1, 1.2 реквизит включается в тег 1174, только если коррекция происходит по предписанию налогового органа. В ФФД 1.05 реквизит включается в тег 1174 всегда и содержит номер документа, являющегося основанием для коррекции (п. 2 примечания к Таблице 29, п. 2 примечания к Таблице 67, п. 2 примечания к Таблице 122 Приложения № 2 к приказу № 662). Тег 1179 существует только в электронном чеке коррекции

Чек коррекции – как пробить

Мы указали выше, в каких случаях применяется чек коррекции в онлайн-кассах. При этом необходимо соблюдать, чтобы в пробиваемом чеке коррекции имелись обязательные реквизиты. К ним относятся (п. 5 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• наименование, номер, дата и время фискального документа (при электронной форме вместо наименования фискального документа указывается код формы документа);
• Ф.И.О. лица, уполномоченного на формирование фискального документа (за исключением случая, когда используются автоматические устройства для расчетов);
• наименование пользователя и его ИНН;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• место (адрес) осуществления расчетов;
• фискальный признак документа;
• фискальный признак сообщения (за исключением случая печати фискального документа на бумажном носителе).

Реквизиты корректирующего чека

Согласно ст. 4.7 закона 54-ФЗ обязательными реквизитами рассматриваемого документа в том числе являются:

• наименование;
• номер, дата и время фискального документа;
• наименование пользователя и его ИНН;
• регистрационный номер ККМ;
• заводской номер фискального накопителя;
• место осуществления расчетов;
• фискальный признак документа и фискальный признак сообщения.

Все реквизиты такого чека закреплены приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Корректирующий чек содержит и такой реквизит, как «Признак расчета». Он может содержать цифровое значение 1 или 3, где:

• 1 означает приход, т. е. дополнительное внесение денег в кассу;
• 3 означает изъятие, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы.

Важно, что указанный реквизит может содержать только одно из указанных значений и быть отражен в чеке лишь единожды. Другими словами, чек коррекции не может содержать одновременно и приход, и изъятие. Соответствующее требование содержится в п. 1 ст. 4 закона 54-ФЗ.

Когда используется чек коррекции, то сведения о нем хранятся в фискальном накопителе ККМ не менее 30 суток.

Реквизит «Тип коррекции» обозначает то, что явилось причиной введения корректировки:

• 0 — корректировка проведена самостоятельно;
• 1 — корректировка проведена по предписанию.

В реквизите «Кассир» должны быть указаны Ф. И. О. и должность соответствующего лица.

При неприменении ККТ или ее применении с нарушением законных правил ИП и организации обязаны оформлять чеки коррекции (абз. 2 п. 4 ст. 43 Закона № 54-ФЗ). Данные чеки позволяют учесть ранее неучтенные операции, исправить допущенные ошибки, а также избежать ответственности за неприменение ККТ.

Реквизиты чеков коррекции установлены приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Сформировать чек коррекции можно в любое время. Но в целях освобождения от ответственности чек нужно успеть сформировать до того момента, когда налоговики узнали о нарушении. Чек разрешено формировать на любой ККТ, а не только на той, которая не была применена в момент расчета.

В чеке коррекции указывают такие признаки расчета, как «приход» (в случае неприменения ККТ при приеме денег) и «расход» (в случае неприменения кассы при выплате денег из кассы). Признаки «возврат прихода» и «возврат расхода» в чеке коррекции не указываются.

Чек коррекции, помимо собственных реквизитов, должен содержать еще и реквизиты расчета, который был произведен без применения ККТ. Для этого в чеке коррекции следует указать дату совершения операции, наименование проданного товара, работы, услуги, адрес расчета и т.д.

Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой. При этом в чеке нужно указать дату совершения нарушения, а также основание корректировки. Если пользователь самостоятельно выявил нарушение, то в качестве основания указывается «самостоятельная операция», если нарушение выявила ИФНС – «по предписанию».

Данная схема применения кассового чека коррекции допустима при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.1.

Чтобы узнать версию формата фискальных данных на кассе, необходимо распечатать «Отчет об открытии смены». Если в отчете нет информации «ФФД ККТ», то это ФФД-1.0. Если есть, то это ФФД-1.05 и старше.

Если используется касса с форматом фискальных данных версии 1.05 и 1.0, то порядок корректировки будет иным. От пользователя требуется формирование не только чека коррекции, но и акта, в котором описывается каждый конкретный случай неприменения ККТ.

В акте проставляют даты расчетов без касс, наименование товаров и их стоимость.

Также в акте нужно указать причину неприменения ККТ. Специальной формы для акта не предусмотрено, он составляется в произвольной форме.

В чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» или «расход», а также основание для корректировки.

В качестве дополнительного условия для освобождения от ответственности в ст. 14.5 КоАП РФ указывается направление в инспекцию сообщения о неприменении кассы и формировании чека коррекции.

Но данное сообщение требуется отправлять в инспекцию далеко не во всех случаях.

Важно не перепутать чек коррекции и возврата

Оформление чека коррекции во многих случаях пересекается с необходимостью формирования чека на возврат (в том числе со значениями «возврат прихода» или «возврат расхода» в реквизите «признак расчетов»). Это разные фискальные документы, несмотря на то, что классификация признаков расчета в них может быть применена общая.

Один из типичных критериев разграничения соответствующего применения — сумма, изначально пробитая в некорректном чеке. Если она больше суммы денежных средств, полученных фактически от покупателя, то однозначно формируется чек на возврат. Аналогичная ситуация — когда по одной и той же сумме (одному и тому же расчету за товар) по какой-то причине было сформировано 2 чека. Тогда тоже оформляется чек на возврат.

Товар попал в чек, но в действительности не реализован

Пример 5. В чеке товары А, Б и В, но по факту покупателю были реализованы только товары А и Б. Продавец выбирает вариант исправления:

1. Отменить продажу товара В, сформировав чек коррекции с признаком «возврат прихода».
2. Отменить весь расчет чеком коррекции «возврат прихода», а затем выбить правильный чек, также корректирующий, но с признаком» «приход» и товарами А и Б.
3. Выбить обычный кассовый чек (не чек коррекции) с признаком «возврат прихода» только на товар В.

Какой из них будет правильным?

Вариант № 1 сразу отметаем по причинам, которые разъяснены в Примере 4. Далее выбор зависит от того, кто нашел ошибку:

• если неточность в чеке обнаружил покупатель, нужно выбить обычный чек ККТ с признаком «возврат прихода» и вернуть ему деньги (вариант № 3);
• если ошибка обнаружена продавцом, то правильным выбором будет действовать по варианту №2.

Как правильно сформировать чек коррекции?

6 августа 2021 года налоговая инспекция издала подробное письмо, в котором описала правильное оформление чека коррекции:

1. Во-первых, порядок выдачи корректирующего чека зависит от того, каков формат фискальных документов у кассового аппарата: 05 или 1.1.
2. Во-вторых, этот порядок зависит от типа кассового аппарат: его марки, модели, набора функций.

В качестве примера рассмотрим процедуру выпуска чека коррекции на популярном кассовом аппарате «Атол-90Ф». Она включает в себя шесть пунктов:

• клавиша Х;
• выбор типа чека (коррекция);
• клавиша ВВ;
• ввод суммы коррекции;
• клавиша ВВ;
• клавиша ИТ (закрытие операции).

Каким набором клавиш пробивается чек коррекции на вашем конкретном аппарате, следует уточнить у службы техподдержки.

Чек коррекции или чек возврата? Плюсы и минусы

Многие бухгалтеры опасаются использовать чеки коррекции, поскольку считают, что они являются определенным звоночком для налоговой инспекции: мол, это предприятие нужно взять на карандаш. Они советуют коллегам использовать для исправления ошибок не чеки коррекции, а чеки возврата.

Действительно, в определенных ситуациях можно обойтись возвратным чеком – например, когда кассир сразу заметил свою ошибку: неправильно указанную стоимость или не тот тип расчета. В этом случае продавец должен сразу же оформить чек возврата с признаком расчета «возврат прихода». После этого он выбивает новый, корректный чек, и отдает покупателю оба квитка – и возвратный, и корректный. Ошибочный чек покупателю не отдается, однако информация о нем сохраняется в системе.

ВАЖНО! Обойтись чеком возврата можно только в тех случаях, когда ошибка была обнаружена сразу или когда покупатель сам попросил отменить оплату. Если же нарушение заметили только в конце смены или какого-то чека вообще не обнаружилось, придется оформить именно чек коррекции.

Обычно налоговые органы спокойно реагируют на самостоятельное исправление ошибок, если предприятие не скрывает их от инспекции. На особый контроль таких бизнесменов тоже не берут. А вот если предприниматель попытается скрыть факт ошибки, а налоговая его обнаружит – это обернется не только штрафом, но и особым вниманием налоговиков в будущем. Поэтому использовать чеки коррекции лучше всегда, когда есть сомнения в правильности платежей.

Похожие записи:

• Универсальное пособие на детей с 2023 года: что меняется
• Страховые пенсии проиндексируют на 4,8% с 1 января 2023 года
• Зачем нужна генеральная доверенность на автомобиль?