Как правильно составить письмо о встрече с клиентом
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить письмо о встрече с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренние запросы по электронной почте отправляются между коллегами, которые работают вместе (как хотелось бы!) и имеют существующие отношения. Таким образом, мы можем отбросить некоторые детали и сосредоточиться на сути встречи и ожидаемых результатах.
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Электронная почта с запросом на встречу по телефону/Zoom
Онлайн-встречи в Zoom, Teams или Skype (помните это?) легко организовать, если вы знаете, что ваши участники доступны. В этом электронном письме с приглашением на встречу основное внимание уделяется поиску удобной даты для всех.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Учитывая текущие обстоятельства, я предлагаю провести встречу [ Zoom/Teams/Skype ] для обсуждения [ Темы встречи ] . Я считаю, что это сэкономит нам всем значительное время, сохраняя при этом эффективное общение. Пожалуйста, предложите дату и время, которые подходят вам лучше всего, в течение ближайшей недели.
Ждем вашего ответа.
- Цель первого контакта с посетителем — познакомиться и втянуть его в разговор.
- Для облегчения работы консультантов есть скрипты продаж — заранее продуманные речевые блоки, фразы, ответы на распространённые вопросы, возражения, характерные для конкретного бизнеса.
- Скрипты помогают продавцам чувствовать себя увереннее, снижают риск ошибок, растерянности. Но при живом взаимодействии часто требуется импровизация, поскольку скрипты представляют собой лишь приблизительную схему общения.
- Помимо скрипта, для установления контакта с клиентом применяются психологические приёмы: улыбка, зрительный контакт, похвала, повторение жестов и позы собеседника, выявление маркерных слов и так далее.
- Препятствуют установлению контакта с клиентом пассивность, недоброжелательность продавца, отсутствие экспертности, неумение слушать, неприятие чужого мнения, грубость.
- Исправить недочёты поможет обучение сотрудников и повышение их вовлечённости в продажи путём введения эффективной системы мотивации.
В каких случаях стоит назначать встречу с клиентом, а не продавать по телефону
Если продаете недорогие товары штучно, в личных встречах нет необходимости — все можно перенести в онлайн. Но при продаже дорогих товаров, а также в некоторых случаях и в оптовых закупках лучше встречаться с клиентом лично. Хотя бы потому что продажа онлайн или по телефону до сих пор не вызывает доверия у некоторых покупателей. В таком случае увидеться с продавцом лично — необходимость. Это многократно увеличит степень доверия и лояльности клиента.
Если назначите личную встречу, исход сделки в большинстве случаев будет положительным. Скорее всего, клиент оценит тот факт, что менеджер потратил на него время. Да и к тому же ему и самому придется потратить свое время и приложить кое-какие усилия. Это также положительно повлияет на исход дела — давно известно, что люди больше ценят то, что достается с трудом.
Однако и здесь есть подводные камни — не все личные встречи заканчиваются успешно закрытыми сделками. В некоторых случаях клиенты уходят, а менеджер остается в минусе, ведь он потратил время и деньги на организацию встречи.
Поэтому назначать встречу стоит только клиентам, которые действительно заинтересованы в покупке. Некоторые продавцы давят на покупателей и те могут согласиться на личную встречу только для того, чтобы менеджер наконец отстал от них. Если чувствуете, что клиенту не нужен ваш товар, не стоит слишком уж давить на него. Попробуйте отработать его возражения, но не настаивайте на встрече, если человек не готов к ней.
Что нужно взять с собой на встречу с клиентом
Теперь подумайте о рекламных материалах и девайсах, которые понадобятся для переговоров. Что еще должно быть в вашем кейсе либо сумке:
- Ежедневник (органайзер), куда вы будете писать все важные заметки.
- Ручка.
- Личные визитки, которые должны быть емкими и лаконичными.
- Листы бумаги (пригодятся, если вы встречаетесь в кофейне, а собеседник не взял с собой блокнот).
- Бланки договоров, заказов и анкет (потребуются для заключения сделки, если вы правильно презентовали свой продукт).
- Рекламные буклеты и каталоги, чтобы наглядно показать клиенту то, о чем вы говорите и предлагаете приобрести.
Чтобы разработать письмо с подтверждением встречи, которое действительно будет работать, вам необходимо:
-
Составить наглядную тему письма.
-
Сделать письмо кратким — придерживайтесь сути.
-
Сделать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавляли вашу встречу в календарь.
-
Обратить пристальное внимание на свою подпись.
-
Не забывать отправлять повторное письмо, если первое осталось без ответа.
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Преодолейте страх перед отказами
Не начинайте звонить с мыслью, что вам все равно сейчас откажут. Если вам отказал один клиент, это не значит, что то же самое сделают остальные. Ваше дело звонить и уверенно разговаривать, интересоваться клиентом и пытаться найти к нему подход. Вы замечали, что если вы делаете несколько звонков подряд, не прерываясь, в каждом следующем ваш голос звучит увереннее. Но стоит вам сделать перерыв, настраиваться на звонки приходится заново.
Роман Павловский
Бизнес-тренер
Как преодолеть страх перед отказами – начать звонить и практиковаться. Все страхи существуют только в нашей голове. Ничего страшного, если вам откажут, это нормальная практика. У начинающего риэлтора будет больше отказов, чем у опытного. Воспринимайте это как тренажер. Отказали – задуматься почему, исправить это в следующем разговоре. Многие боятся изначально и ничего не делают. Так ничего не поменяется.
Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом
Все торговые агенты, которые проводят личные переговоры с покупателем, время от времени совершают промахи. От них не застрахован даже самый опытный продавец. Вот самые распространенные ошибки:
- Раньше времени презентовать продукт или услугу, минуя стадию налаживания контакта и выявления потребностей клиента. При этом человек понимает, что ему пытаются «впарить» бесполезную вещь и испытывает раздражение.
- Не готовить план беседы, надеясь сориентироваться на месте. Если менеджер не захотел составить скрипт встречи с клиентом, диалог будет не конструктивным, с большими паузами на обдумывание вопросов. В итоге разговор затянется надолго.
- Не видеть главную потребность собеседника и обсуждать второстепенные нужды, которые мелькнули в разговоре. Подобные беседы похожи на игру в испорченный телефон.
- Не слушать говорящего и игнорировать его позицию. Таких людей воспринимают как самолюбивых и прессующих клиента, чтобы получить личную выгоду. Обычно покупатель избегает долгосрочного общения с подобными партнерами.
- Не завершать переговоры должным образом. Многие менеджеры после беседы прощаются и всё. Они уверены, что дело сделано и следующий шаг – отправить клиенту УТП на свой продукт. В действительности, чтобы добиться результата, нужно обговаривать и контролировать все дальнейшие действия – встречи, звонки и заключение договоров.
- Выказывать недовольство своему партнеру по поводу отказа, опоздания, того, что встреча с клиентом перенесена и т. п. Люди неохотно поддерживают деловые связи с «обвинителями» и теми, кто торопит их при первом же знакомстве.
- Часто звонить для подтверждения переговоров (чтобы зря не выходить), навязчиво напоминать о встрече и др.
- Опрометчиво предлагать собеседнику, готовому к покупке, льготные условия сделки (скидки, бонусы и т. п.). Часто неопытные продавцы переоценивают свои возможности и обещают золотые горы, лишь бы продажа состоялась, чем нарушают ценовую стратегию компании.
Цель первого разговора с кандидатом
Запомните цель первого разговора с потенциальных бизнес-партнёром: договориться о месте и времени встречи. Вот такая короткая и конкретная цель. Именно в этом и заключается качественный и профессиональный подход при назначении встречи: научиться договариваться только о месте и времени встречи, а уже при личной встрече говорить о деле. Это порядок является очень важным звеном в общей системе. Использование слов при приглашении действительно критично, поэтому обязательно следуйте проверенной методике, предлагаемым примерам. Любое отклонение будет уменьшать вашу эффективность, и ухудшать результат. Чтобы повысить эффективность назначения встречи по телефону, необходимо соблюдать несколько простых правил.
Первая рекомендация: «О встрече договаривайтесь по телефону».
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
- Благодарность за возможность пригласить на встречу.
- Кто еще приглашен принять участие во встрече.
- Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
- Контактное лицо (если этой информации не было в начале).
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме.
Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
- Данные организации.
- Номер и дату документа.
- Наименование адресата.
- Обращение.
- Представление.
- Аргументацию обращения.
- Назначение встречи.
- Цель.
- Подпись.
Письмо после деловой встречи
Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.
В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.
Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.
Оно также имеет свою стандартную структуру:
- Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
- Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
- Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.
Вот и все, можно отправлять письмо!
Из этой статьи вы узнаете:
- В чем особенности назначения встреч по телефону
- Какая ловушка подстерегает вас при назначении встречи по телефону
- Как еще назначить встречу, кроме как по телефону
Предложение о встрече в деловом письме
Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо. Письмо-приглашение иностранцу Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город.
В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д. Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания.
Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.
- 15 марта 2018 года в 14:00.
- Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.
7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.
- Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
- С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
- Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…
8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.
Как правильно составить письмо о встрече с клиентом
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.
- Извините, нам так неудобно, что…
- Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
- Хотим извиниться за причиненные хлопоты.
Вступление.
Предложение о встрече в деловом письме
В письме не должно быть завуалированных фраз.Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества.
Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета.
Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Схема составления Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.