Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.

Когда сдавать форму СЗВ-ТД

Отчетность по форме СЗВ-ТД необходимо сдавать в следующих случаях:

• при переводе на другую постоянную работу, подаче работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные события;

• при приеме на работу и увольнения работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений с работником.

Состав бланка можно условно разделить на 6 разделов.

СОСТАВ ФОРМЫ СЗВ-ТД В 1 ПОЛУГОДИИ 2021 ГОДА
Раздел 1	Сведения о страхователе	Регистрационный номер в ПФР организации/ИП Наименование организации/ИП ИНН организации/ИП КПП организации (только для организаций)
Раздел 2	Сведения о зарегистрированном лице	Фамилия, имя, отчество Дата рождения СНИЛС
Раздел 3	Сведения о заявлении и способе ведения трудовой книжки	Здесь необходимо указать дату заявления, которым работник выбирает либо только ЭТК, либо бумажную форму трудовой книжки Тот, кто впервые устраивается на работу в 2021 году и не имеет бумажную трудовую книжку, выбирать не может – для него только ЭТК. В 2021 году можно изменить ранее принятое решение о выборе бумажной трудовой книжки и написать заявление о выборе ЭТК. Если в 2020 году работник промолчал и не сделал никакого выбора, работодатель должен был продолжить вести бумажную трудовую книжку. Полагаем, в этом случае все-таки можно выбрать ЭТК и в 2021 году, хотя законодательно этот вопрос описан не очень четко.
Раздел 4	Отчетный период	Указывают отчетный месяц – порядковый номер в году (01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т. д.) и год
Раздел 5	Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица	Смотрите таблицу ниже
Раздел 6	Подтверждающие сведения	Наименование должности руководителя Подпись руководителя Расшифровка подписи Дата составления документа Печать (при ее наличии)

• СЗВ-ТД — форма отчётности, которая сдаётся в Пенсионный фонд РФ до 15 числа следующего за отчётным месяца.
• Форма заполняется на каждого сотрудника независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки и содержит данные о кадровых событиях: приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность.
• Если в отчётном месяце у работника не было кадровых событий, форму на него сдавать не нужно.
• За неправильно заполненную или просроченную форму СЗВ-ТД ответственное за это лицо получит штраф от 300 до 500 рублей за каждый неверный документ.
• Организациям, в которых работает меньше десяти человек, разрешено сдавать СЗВ-ТД в бумажном виде, все остальные отчитываются в электронном кабинете ЭДО ПФР.

Как определить «Код выполняемой функции» в отчёте

Напомним, что согласно нововведениям, начавшим свое действие в 2021-ом, пункт «Код выполняемой функции» в отчёте СЗВ-ТД должен быть прописан в обязательном порядке. Этот пункт нельзя пропускать даже если предприятие (или конкретная должность) не применяет профессиональных стандартов. Код, соответствующий должности или обязанностям работника (если нет профстандартов) можно найти в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Код представляет собой пять цифр и формируется по определенным правилам:

• четыре цифры слева направо отражают наименование группы занятий в классификаторе.
• вторая часть кода представляет собой контрольное число, расположенное в колонке справа от кода наименования группы занятий.

Найти код можно несколькими способами:

• Способ №1. (актуален для должностей, профстандарт которых утверждён после 1 января 2016 года).

В первом разделе ОКЗ «Общие сведения» можно найти таблицу «Группа занятий», в которой есть код для конкретных должностей. Будьте внимательны, поскольку действующий ОКЗ стал актуальным только с 1 июня 2015 года. До этого существовал другой классификатор, утверждённый в 1993 году. Коды в двух документах не совпадают, поэтому мы советуем обращать внимание, на какой из двух документов стоит ссылка в профстандарте.

• Способ №2. (подходит для должностей без утверждённого профстандарта).

В классификаторе, помимо конкретных должностей, как в способе №1, приведены коды для занятий без утверждённого профстандарта, но с описанием трудовых функций. То есть, через поиск можно найти конкретную задачу, которой занимается работник, и присвоить его должности конкретный код.

• Способ №3. Можно воспользоваться специальными сервисами, которые быстро помогут найти нужный код.

Ответы на частые вопросы

Можно ли сдать СЗВ-ТД раньше срока?

Закон не запрещает сдавать форму СЗВ-ТД раньше крайнего срока. Но с этим сопряжены определённые риски. Например, если сотрудник написал заявление об увольнении, и работодатель издал соответствующий приказ об увольнении раньше даты, указанной в заявлении. По закону подать форму отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам необходимо не позднее одного рабочего дня после издания приказа. Но так как он издан заранее, то работник может передумать увольняться. Тогда придётся подавать две формы — форма СЗВ-ТД об увольнении, а затем форма СЗВ-ТД с отменой увольнения.

Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, а до крайнего срока сдачи ещё много времени, можно также подать отчёт заранее. Но специалисты также рекомендуют не спешить — возможно, в отчётном периоде ещё кто-то подаст соответствующее заявление, тогда в конце месяца можно будет сдать отчёт по всем.

Когда нужно сдавать СЗВ-ТД при переводе?

Переводом на другую работу считается любое изменение трудовых функций, местоположения или структурного подразделения, которые меняют условия трудового договора и отражаются в нём. Если изменений в договоре нет, данные о переводе сотрудника в отчете в ПФР по трудовым включать не нужно.

Вид перевода сотрудника	Отражение в СЗВ-ТД
на другую должность	да
в другое структурное подразделение	да
из совместителей на основного работника и наоборот	да
с постоянной работы на временную и наоборот, с изменением должности	да
смена наименования должности или названия подразделения	да
на удалённую работу или неполный рабочий день	нет
на должность работника, ушедшего в отпуск, на больничный или в декрет	нет
на другую ставку (полную или неполную)	нет
смена фамилии работника в связи с замужеством	нет

СЗВ-ТД кто сдает и когда?

Обязанность по предоставлению данного отчета возложена на всех работодателей без исключений с 1 января 2020 года, но только при наличии кадровых мероприятий. Если нет кадровых изменений в организации, то сдавать СЗВ-ТД в качестве нулевого отчета не требуется.

В свою очередь, к числу событий, которые должны быть отражены в форме относятся:

• Прием в организацию новых работников;
• Увольнение сотрудников;
• Перевод на иную должность или работу;
• Присвоение новой квалификации, специальности, а также получение профессии;
• Наложенные ограничения на право занимать ряд должностей по судебному решению;
• Прием заявления от сотрудников о типе выбранной ими трудовой книжки;
• Изменение названия предприятия.

Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.

Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).

Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

• о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку ​«Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).

Первая отчетность по форме СЗВ-ТД — что нужно знать?

Для сдачи первой отчетности по форме СЗВ-ТД, Вам необходимо зарегистрироваться в системе электронного документооборота Пенсионного фонда. Не менее чем за сутки до сдачи отчета работодатель обязан направить в ПФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД). Для этого не обязательно обращаться в ПФР, реализована возможность регистрации с помощью электронной подписи через интернет. Отчет по СЗВ-ТД не будет принят без регистрации в новой системе . В бумажном виде отчет СЗВ-ТД смогут сдавать организации, штат которых составляет менее 25 зарегистрированных работников в отчетном периоде. Компании, в которых зарегистрировано 25 и более сотрудников, должны направлять сведения по СЗВ-ТД в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Календарь сдачи СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года	Крайний срок сдачи СЗВ-ТД
Январь	17.02.2020
Февраль	16.03.2020
Март	15.04.2020
Апрель	15.05.2020
Май	15.06.2020
Июнь	15.07.2020
Июль	17.08.2020
Август	15.09.2020
Сентябрь	15.10.2020
Октябрь	16.11.2020
Ноябрь	15.12.2020
Декабрь	15.01.2021

Кто обязан предоставлять СЗВ-ТД в ПФР

В 2021 году отчет будут сдавать все работодатели — и компании, и ИП, имеющие работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования, независимо от того, сколько человек трудится в штате их компании.

Однако СЗВ-ТД можно не заполнять, если за отчетный период кадровых перемещений не происходило или:

• не принимали новых сотрудников, никого не увольняли и не переводили на другую работу;

• подчиненные не подавали заявления о выборе способа ведения трудовых;

• сотрудники не получали новые профессии, не проходили курсы повышения квалификации;

• ни одного сотрудника не лишили права занимать должность по решению суда;

• не изменялось название компании.

Что делать, если вы нашли ошибку в отчете?

Если нашли ошибку в СЗВ-ТД по сотруднику или отменили по нему кадровое изменение, отправьте в фонд еще одну форму СЗВ-ТД только на этого сотрудника.

Как показать, что новая форма СЗВ-ТД по сотруднику должна заменить сведения из ранее отправленного отчета:

1. Чтобы отменить сведения о подаче сотрудником заявления о ведении трудовой книжки, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» пропишите дату, которую указывали раньше, и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

2. Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой деятельности по сотруднику, то заполните новую форму СЗВ-ТД по нему. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 11 проставьте знак «X».

3. Если нужно исправить сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые подавали ранее, то заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 11 проставьте знак «X». А затем следующей строкой внесите корректные сведения.

Заполнение формы СЗВ-ТД

Оформить бланк СЗВ-ТД достаточно просто. Единственное, в графе 4 «Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение)» надо проставлять следующие коды:

Код	Наименование мероприятия	Пояснение
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
4	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
5	ОБУЧЕНИЕ	Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)
6	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (указывают разряды, классы или иные категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.)
7	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Эта форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п и применяется с 1 января 2019 года. В 2021 году форму отчёта СЗВ-СТАЖ подают с данными за 2020 год. При этом форму отчётности сопровождает опись ОДВ-1, в которую работодатель вносит:

• число лиц, по которым сформирован отчёт СЗВ-СТАЖ;

• сводные суммы начисленных и уплаченных взносов, а также информацию о задолженностях;

• сведения о наличии условий труда, которые дают работнику право выйти на пенсию досрочно;

• количество лиц, имеющих право на досрочный выход на пенсию, если есть соответствующие для возникновения этого права условия.

Порядок заполнения СЗВ-ТД 2021 года

Порядок верхней части заполнения нового отчета СЗВ-ТД, как было сказано выше, аналогичен порядку заполнения СЗВ-М. Поэтому остановимся на порядке заполнения нижней части отчета, который называется Сведения о работниках и их трудовой деятельности:

В графы 2-4 вписываем Фамилия Имя Отчество сотрудника. Записываем ФИО в именительном падеже. При отсутствии отчества ставим прочерк. Запись производится в точном соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

Графа 5 СНИЛС. Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

Графа 6 Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

Графа 7 Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение). Текстовая расшифровка не требуется , следует выбрать соответствующий код мероприятия из таблицы 1 (выше по тексту).

Графа 8 Должность, специальность, профессия, квалификация. Заполнять согласно (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д.

Графа 9 Структурное подразделение. Информация для данной строки берется из штатного расписания. Если структурного подразделения в виду малочисленности штата нет, то необходимо поставить прочерк.

Графа 10 Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении. Следует указать статью ТК РФ на основании которой произведено кадровое мероприятие.

Графа 11-13 Основание для внесения сведений о трудовой деятельности. Необходимо указать дату и номер приказа, на основании которого произведены кадровые изменения.

ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ СЗВ-ТД ПРИ ПЕРЕВОДЕ СОТРУДНИКА

Заполним СЗВ-ТД, при переводе сотрудника на другую постоянную работу на другую должность или в другое подразделение. Укажите в графах 1–5 данные о переводе, в графе 4 приведите формулировку, как в трудовой книжке, а в графах 7–9 дайте реквизиты документа, на основании которого вносите запись. При переводе сдать отчет надо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издали приказ о переводе. Так предусмотрено пунктом 1.8 Порядка заполнения (утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Если сотрудника перевели на другую постоянную работу с 13 апреля 2021 года, то дайте на сотрудника форму СЗВ-ТД за апрель 2021 года в срок до 17 мая 2021 года и укажите в графе 4 формулировку о переводе, как в трудовой книжке.

СЗВ-ТД: новый отчет в ПФР

В связи с переходом работодателей к электронным трудовым книжкам, с 2020 года вводится обязанность по представлению в ПФР сведений о трудовой деятельности работников. К ним относятся сведения (п. «б» ч. 4 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ):

• о месте работы (наименование работодателя и его реквизиты);
• о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;
• о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Похожие записи:

• Перечень расходов по УСН на 2023 год
• Справка из банка вид на жительство 2024 сумма для граждан буларуси
• Дарение денег в устной форме судебная практика